ניהול זמן - שיפור היעילות האישית

בקרו באתר הפייסבוק שלי - קבלו ספר במתנה
ניהול זמן - שיפור היעילות האישית


הצורה שבה אתה מארגן ומנצל את זמנך תקבע במידה רבה את יעילותך וממילא תשפיע גם במידה רבה על הצלחתך כמנהל. מדוע? מפני שהזמן הוא המשאב היקר ביותר שלך, רק באמצעות תכנון יעיל של זמנך תוכל להספיק לבצע את המשימות שלך ולהשיג את יעדיך.

רק מעטים מאיתנו מקדישים את הזמן שהיו צריכים להקדיש לתיכנון, למרות שהתיכנון חיוני לשימוש יעיל בזמן. חשיבותו של התיכנון גדלה כאשר אנו נעים במעלה הסולם הניהולי, משום שהעמדה מביאה עימה גם יותר אחריות ליעדים לטווח רחוק. למעשה, מנהלים בדרגים הבינוניים והעליונים אינם יכולים להשיג יעדים שהוגדרו בקפידה ללא תיכנון. מאחר ואיננו מתכננים במידה שהיינו צריכים לתכנן, אנחנו חוזרים ונכשלים עם חוקי מרפי:
1. דבר אינו פשוט כפי שהוא נראה.
2. כל דבר לוקח יותר זמן ממה שהוא צריך.
3. אם משהו יכול להשתבש, הוא ישתבש.
אנשים המקדישים את משך הזמן הדרוש לתיכנון נתקלים בבעיות אלו הרבה פחות מאנשים שאינם מתכננים.

חשיבות התיכנון
רובנו מסכימים שתיכנון הוא חשוב וחיוני. מדוע, אם כך, איננו מקדישים יותר זמן לפעולה חשובה זאת? למרבה האירוניה, לרבים מאיתנו פשוט אין מספיק זמן כדי לתכנן. יש יותר מדי עבודות שצריכות להיעשות, והתיכנון יכול לחכות ליום אחר. אולם לו היינו מקדישים את הזמן הדרוש לתיכנון, היינו יכולים להרוויח יותר זמן לביצוע פונקציות נוספות בעבודה.

בעיה נוספת היא שחלק גדול מאיתנו הצליחו בעבר גם ללא תיכנון. בעבר היינו עדים למספר רב של הצלחות מרשימות. נראה היה שהמשאבים נושרים עלינו מעץ מלבלב תמיד. רבים מאיתנו הגיעו למטרות עליהן לא חלמו אפילו. ללא ספק, היה אפשר להצליח מבלי לתכנן. השאלה האם היינו מצליחים עוד יותר בעזרת תיכנון היא נקודה שנויה במחלוקת.

כיום החיים שונים. האקלים העיסקי יותר מורכב ופחות ניתן לחיזוי מאשר בעבר. כיום, אם אנו מקווים להצליח, אנחנו חייבים לתכנן. תקנות וחוקים ברמה הארצית והעולמית מכריחים אותנו לתכנן. היכולת לפתח תוכניות ושירותים חדשים, להתמודד עם התחרות, לממן פעולות ולהגדיל את התמורה עד למקסימום ופשוט לשרוד, כל אלה תלויים בכישורי התיכנון שלנו.

תיכנון הוא אחד מאותם ענינים חשובים שבדרך כלל צריכים להמתין עד שניישב את כל הדרישות הדחופות. כמובן שבנקודה זאת הדברים כבר נעשים הרבה יותר מורכבים ממה שהיו צריכים להיות. התיכנון נעשה עוד יותר קשה וממושך. בנקודה זאת יש לנו עוד יותר סיבות לדחות את התיכנון "לשלב יותר מאוחר."

רובנו נוטים לפעולה. אנחנו מעדיפים להיות במרכז הענינים, לעשות במקום לחשוב. כתוצאה מכך, אנו מאמצים דפוס התנהגות תגובתי. אנו מגיבים לכל מה שמתרחש סביבנו. תגובה דורשת רק מעט, אם בכלל, חשיבה מוקדמת. לעומת זאת, פעולה מכינה דורשת מידה רבה של מחשבה מוקדמת ותיכנון. זאת משימה קשה לביצוע ביום עבודה הבנוי לפי מתכונת תגובתית. לפיכך, מרביתנו ממשיכים להגיב במקום לתכנן כמה שיותר דברים.

רובנו אוהבים לקבל תחושת "סיום" מהמשימות שאנו מבצעים. תיכנון אינו מספק תחושת הישג מיידית. את התוצאות של התיכנון שלנו אנו עשויים שלא לראות במשך שבועות, חודשים ואולי אפילו לעולם. מתוך הבנה של משך הסגירה הארוך, הרבה אנשים אינם מעונינים לתכנן. הם נמנעים מלקחת חלק בפעילות שאינה מעניקה משוב מהיר יחסית. העדר משוב או תחושת סגירה מגדיל את רמת הדו-משמעות ואי-הודאות בחייהם.

הרבה אנשים מתגאים בעובדה שהם ספונטניים. נראה כאילו לספונטניות יש מעמד מיוחד ותדמית כאילו האדם המתכנן בזהירות מחמיץ את הדברים החשובים בחיים. אלו כמובן שטויות. החיים מורכבים מדי מכדי להתייחס אליהם בקלות דעת כל הזמן. אם אתה רוצה שהדברים יתרחשו כמו שצריך, בנקודה מסוימת אתה צריך להתחיל לתכנן. אם אתה רוצה שזמנך ינוצל היטב, הוא חייב להיות מתוכנן. ככל שתתכנן טוב יותר, כך יהיה לך יותר זמן לניצול ההזדמנויות כאשר הן מתעוררות.

יש אנשים הסובלים ממחסום בכל הנוגע לתיכנון. הם מתייחסים לתיכנון כאל פעילות מסובכת הדורשת זמן רב. משימת התיכנון הופכת לכל כך גדולה בעיניהם עד שהם אינם מסוגלים לנקוט את הצעד הראשון. תיכנון אינו צריך להיות משימה מסובכת. תיכנון הוא פשוט חשיבה על העתיד באופן שיטתי. הוא דורש חשיבה על הארועים האמורים לקרות ועל התנאים בהם הארועים האלה יתרחשו.

תיכנון מגשר על הפער בין המקום בו אתה נמצא עכשיו והמקום בו אתה מקווה להיות בנקודה מסוימת בעתיד. אתה נמצא מצד אחד של התהום ויעדיך מהעבר השני. אם אין לך דרך כלשהיא לגישור הפער, לעולם לא תוכל להגיע ליעדיך.

לעתים קרובות אנשים מתכננים פעילויות אבל אינם מתכננים זמן. תיכנון זמן משמעותו קביעת מסגרת זמן או גבול זמן למשימה המתוכננת. לדוגמה, תוכנית פעילות עשויה לכלול את הפריטים הבאים:
1. לכתוב את הסיכום החודשי.
2. להיפגש עם ארנון.
3. לפתח תוכנית חדשה.

עם לוח זמנים ספציפי, הרשימה הזאת היתה יכולה להיות הרבה יותר שימושית:
1. לכתוב את הסיכום החודשי - 1.5 שעות.
2. להיפגש עם ארנון - חצי שעה.
3. לפתח תוכנית חדשה - 1 שעה.
חשוב לקבוע מסגרת זמן ספציפית למשימות. משימות ופעילויות אינן נגמרות לעולם. תמיד יש משהו נוסף לעשות. הזמן הוא גורם מגביל. לעולם אין מספיק שעות במשך היום לעשיית כל הדברים שהיה אפשר לעשות. לפיכך, התוכנית צריכה להיבנות סביב המרכיב החשוב ביותר - הזמן.

תיכנון הוא הדרך בה אנו מחברים בין הנקודות בעתיד לבין היום. צוין כבר שככל שאנו מציבים יעדים לעתיד היותר רחוק, כך קל לנו יותר לדעת מה לעשות היום. עם זאת, הנקודה בעתיד אינה חייבת להיות מרוחקת מאד כדי להועיל. מספרים על וינסטון צ'רצ'יל שהתלונן פעם, "צריך תמיד להסתכל קדימה, אבל קשה לראות מעבר למה שאנו יכולים לראות." רק כאשר יש לנו מטרה למחר, ליום יש משמעות - בין אם אנו מדברים על עתידה של המדינה או הכיוון של חיינו האישיים. רוב האנשים חושבים שבוע או שבועיים קדימה לגבי מרבית הדברים שמעסיקים את זמנם. אפילו טווח כזה יכול להיות בעל ערך.

גישה שיטתית לתיכנון זמן
אתה יכול להתחיל לשלוט בתיכנון הזמן אם תיגש לנושא על בסיס שבועי. המרכיב החשוב בתהליך הוא להמשיך ולתכנן מדי שבוע. תכנן את השבועות האלה הנראים פשוטים מדי וכאילו אינם מצריכים תיכנון, וגם את השבועות בהם אתה חושב שתהיה עסוק מדי מכדי לתכנן. אם תתכנן את זמנך באופן קבוע מדי שבוע, עד מהרה תפתח הרגל של תיכנון.

פעם בשבוע, רשום את מטרותיך לשבוע הקרוב. במידת האפשר, עשה זאת בתום השבוע שחלף. לדוגמה, אתה יכול להתיישב לעבודה ביום שישי אחר הצהרים או אולי בשבת בבוקר, ולרשום את היעדים המשמעותיים שלך לשבוע הקרוב. וודא שהיעדים האלה ברורים לפני שתמשיך הלאה. כאשר אתה רושם את מטרותיך השבועיות, אתה צריך לחשוב גם על יעדים חודשיים, רבעוניים או שנתיים כדי לא לאבד את נקודת המבט הכוללת.
לאחר שהבהרת את יעדיך לשבוע הבא בדיוק רב ככל שניתן, אתה מוכן לשאול את עצמך את שש שאלות התיכנון המרכזיות:
1. מה צריך לעשות?
2. מתי צריך לעשות את זה?
3. מי צריך לעשות זאת?
4. היכן יש לעשות זאת?
5. מה הקדימות של הנושא?
6. כמה זמן יידרש?

זכור, אינך יכול לעשות מטרה. מטרה היא תוצאה המושגת לאורך זמן. אתה יכול רק לעשות פעילויות. אם תעשה את הפעילויות הנכונות, יש לך סיכוי טוב להגיע למטרה. קביעת הדברים שיש לעשות דורשת ממך לחשוב על כל הפעילויות הדרושות כדי להשיג כל מטרה.

נניח למשל, שאחת המטרות שלך היא לאשר מדיניות שכר חדשה עד סוף השבוע הבא. אילו פעילויות דרושות כדי להשיג את המטרה הזאת? אם תבצע את הפעילויות האלו ברמה סבירה של כישורים, תצליח להביא את מדיניות השכר החדשה לאישור עד סוף השבוע. אם לא תבצע את הפעילויות האלו, סביר להניח שמדיניות השכר לא תאושר עד סוף השבוע. במקרה הזה תצטרך להמשיך לטפל בנושא גם בשבוע שלאחר מכן ותיצור פיגור.

כאשר אתה שוקל את השאלה של הדברים שצריכים להיעשות, זכור את רצף הארועים. אם הדברים נעשים בסדר הנכון, הם לוקחים פחות זמן ומפיקים תוצאות טובות יותר. אם הדברים נעשים בסדר לא נכון, הם יוצרים בהכרח כמות גדולה של זמן מבוזבז לפני שהם מושגים בסופו של דבר.

למקום בו נעשים הדברים יש השפעה רבה על השגתם. לדוגמה, דיון המתנהל במשרדך יהיה נתון להפרעות. לו הדיון היה נערך בחדר הישיבות, אפשר היה להימנע מחלק גדול מההפרעות האלו.

גם האצלת סמכויות יעילה תסייע לך לוודא שהתיכנון שלך יהיה מוצלח. בכל פעם שמתעוררת השאלה מי יבצע משימה מסוימת, חשוב על מה שאתה צריך לעשות בעצמך. שקול את הדברים שיכולים להיעשות על ידי אחרים.
קביעת הקדימות לכל הפעילויות היא הכרחית. לא תמיד תוכניות מתבצעות לפי התיכנון הכתוב. כאשר יש צורך בשינויים, הם צריכים להיבנות סביב הפריטים בעלי הקדימות הגבוהה ביותר. אם לא תקבע קדימויות, אתה עלול לשכוח פעולות חשובות כאשר אתה נחפז לערוך שינויים.

רובנו אופטימיים ללא תקנה בכל הקשור לתיכנון. אנחנו שופטים גרועים של הזמן ובדרך כלל נוטים לחשוב שמשימה מסוימת תיקח פחות זמן לביצוע. כאשר אתה מעריך את זמני השלמת המשימה, עליך לחשוב תמיד במונחים של מינימום מוחלט. לו היית יכול לעבוד על משימה מסוימת ללא הפרעות או הסחות דעת, כמה זמן היה לוקח לך להשלים אותה? אומדן זה יהווה את הבסיס לתוכנית הזמן שלך. פצל כל מטרה למשימות ספציפיות. הערך את הזמן שיידרש להשלמת כל משימה. רוב האנשים מגלים שתהליך הערכת הזמן לפי משימות מניב סך כולל גבוה יותר מאשר אומדן הזמן הכולל לפרויקט. התהליך הוא גם מדויק יותר.

אנו מציעים שתערוך את תוכנית הזמן שלך לפי הסדר הבא: רשום את המטרות בראש הדף. מתחת רשום את הפעילויות הדרושות להשגת המטרות. ליד כל פעילות רשום את ערך הקדימות, אומדן של הזמן שיידרש לפעילות זאת וציון המועד בו כל פעילות תתבצע. כאשר מסכמים את זמני הפעילויות, אתה עשוי למשל להגיע לסך כולל של 35 שעות. מתוך הנחה שמנהל ממוצע עובד 50 עד 55 שעות בשבוע, מה הסיכויים שלו להשיג את מטרותיו?
התשובה לשאלה זאת תלויה במידת הזמן בה המנהל מקווה לשלוט. תצפיות שנערכו מצביעות שטווח הזמן הנמצא בשליטת המנהל נע בין 25 ל50- אחוזים מהזמן הכולל העומד לרשותו. משמעות הדבר שמנהל העובד 50 שעות בשבוע יכול להניח ש12- עד 25 שעות נמצאות בשליטתו. אם המנהל זקוק ל35- שעות כדי להשלים את מטרותיו לשבוע הבא, התוכנית השבועית נמצאת ללא ספק בסכנה.

הבעיה עם תוכנית כזאת היא שהיא אינה לוקחת בחשבון את הדברים שאינם בשליטתו של המנהל. היא אינה כוללת את הזמן המתבזבז בהפרעות. היא אינה מותירה זמן לארועים בלתי צפויים או משברים. היא אינה לוקחת בחשבון את השפעתן של שיחות טלפון ומבקרים בלתי צפויים, או בקשות מהבוס. היא גם אינה מביאה בחשבון העדרות עובדים מהעבודה או את מזג האויר. כל הדברים האלה ממשיכים להתרחש. חרף זאת, למנהל יש מערך מטרות לבצע. כאשר הזמן הנדרש לביצוע המשימות גדול יותר מהזמן הזמין להשגתן, צריך לוותר על משהו. לעתים קרובות המנהל מתפתה לומר, "טוב, מאחר וצריך לעשות את כל הדברים האלה, אני אקדיש פחות זמן לכל פעילות." אולם, אם מסכמים את זמני המינימום שהוערכו לכל הפעילויות, האפשרות הזאת אינה באה בחשבון. אתה פשוט אינך יכול לעשות דברים בפחות זמן ממה שלוקח להם להיעשות. בנוסף, החוק השני של מרפי מזכיר לך שפעילות עלולה שלא להתבצע במסגרת הזמן שהוערך לה.

לנוכח קושי זה, למנהל יש כמה אפשרויות. הוא יכול לשנות את התוכנית המקורית ולהעביר חלק מהפעילויות לשבוע הבא. הוא יכול להעביר יותר משימות לאנשים אחרים. או שהוא יכול לעבוד יותר שעות מהרגיל, לנצל יותר אנשים מהרגיל, או בתנאים מסוימים להוסיף כוח אדם זמני. אם אף אחת מהאפשרויות האלו אינה מעשית והפעילויות פשוט צריכות להיעשות, המנהל יצטרך למצוא דרך כלשהיא ליצור יותר זמן מהרגיל.

בנקודה זאת יש לציין הבדל חשוב בין עריכת תוכנית לאי תיכנון. נניח שהמנהל לא הכין תוכנית עבודה שבועית. באיזה שלב הוא היה מגלה שעליו להתמודד עם יותר בעיות ממה שהוא יכול במשך השבוע? קרוב לודאי שביום חמישי או שישי. אולם בשלב זה, כבר מאוחר מדי לעשות משהו בענין. מטרת החשיבה על כל השבוע וכתיבת התוכנית היא לגלות את הבעיות הפוטנציאליות מספיק זמן מראש כדי לעשות משהו לתיקון המצב.

אי אפשר להגזים בערכו של התיכנון השבועי. התוכנית השבועית היא עמוד השדרה של כל אסטרטגיה להשגת שליטה בזמן. מנהלים המקפידים להכין תוכנית שבועית מצליחים להשיג יותר ממנהלים שאינם מכינים תוכנית כזאת. למרבה האירוניה, העובדה שמתכננים ממשיכים להפיק תוצאות טובות יותר מאנשים שאינם מתכננים אינה מהווה תמריץ מספיק לשכנע מנהלים לתכנן לעתים יותר קרובות.

תיכנון יומי
לאחר שהשלמת את התוכנית השבועית, התיכנון היומי הוא השלב הבא. עבור רוב האנשים, תוכנית כזאת היא פשוט רשימת הדברים שצריך לעשות. הרבה אנשים משתמשים ברשימת משימות יומית אבל מתקשים בביצועה.
אחת הסיבות שרשימות רבות אינן עובדות היא שאנשים מכינים אותן באופן גרוע. הרשימות שלהם נוטות להיות אוסף אקראי של פעילויות. יש רשימות שאורכן מספר עמודים. חלק גדול מהפעילויות מתייחסות למטרות, אבל חלקן הגדול אינו כך. הן פשוט ארועים אקראיים המופיעים ביומם של אותם אנשים. הרשימות האלו כוללות כל דבר החל מפעילויות חשובות ועד לתזכורות לא חשובות כמו "לקנות לחם בדרך הביתה". (מתוך הנחה שהלחם חשוב לארוחת הערב). רק מעט מאד רשימות מציינות את קדימות הפעילות או אומדן הזמן שיידרש לביצוע משימות מסוימות.

כתוצאה מכך, רק מעט אנשים משיגים באופן קבוע את הפריטים ברשימותיהם עד סוף היום.
רוב האנשים מתלוננים שהם צריכים להעביר יותר ויותר דברים ליום המחרת. במקרה זה כמובן, אנשים יכולים לומר במידה רבה של צדק שלעובדה שהם מכינים רשימת פעילויות אין השפעה רבה על התוצאות שהם משיגים בסופו של דבר.

רשימת דברים שיש לעשות אשר הוכנה באופן מקרי היא למעשה גורם להעדר מוטיבציה ומבטיחה לאדם שהכין אותה עתיד מלא תיסכולים. רק לעתים רחוקות האדם שהכין את הרשימה משיג את הדברים שרשם בה. עובדה זאת מחזקת את אמונתם של האנשים שלכתיבת דברים אין כל קשר להשגתם. מתסכל לגלות בתחילת היום שקרוב לודאי שלא תצליח לבצע את כל הדברים שתיכננת. תיסכול נוסף נוצר כאשר למעשה מספר הפריטים ברשימה אינו מתבצע עד סוף היום. נסיון להמשיך ולהכין רשימות בתנאי תיסכול כאלה הוא עקר.

גישה טובה יותר היא לבסס את רשימת המטלות היומית שלך על תוכנית זמן שבועית. מדי יום, קבע איזה חלק מהתוכנית השבועית אתה רוצה להשיג. קבע את יעדיך לאותו יום. רשום את כל הפעילויות המתוכננות להשגת מטרות היום הזה. דרג אותן לפי קדימות ואמוד את הזמן שיידרש לכל אחת. עכשיו הוסף לרשימה את הארועים שיתרחשו במשך היום. רוב הסיכויים שלחלק גדול מפעילויות אלו לא יהיה קשר ישיר למטרותיך. עם זאת, אתה עשוי להאלץ לעשותן בכל מקרה. אולם, הכנת רשימת מטלות באופן זה מעניקה לך את ההזדמנות להשוות את הפעילויות החשובות לפעילויות הבלתי חשובות. כאשר הדברים מונחים לפניך שחור על גבי לבן, יהיה לך קל יותר לדחות את הדברים הבלתי חשובים עד לאחר שתשלים את ביצוע הדברים החשובים.

מתי עליך להכין את התיכנון היומי שלך? עדיף בסוף היום הקודם. התוכנית היומית שלך צריכה להיות גמורה לפני שתגיע למשרד בבוקר. לכך יש לפחות שלוש סיבות טובות.

ראשית, כאשר אתה מכין את התוכנית ליום הבא, אתה יכול לסקור את היום שהסתיים. מה היה בסדר היום? מה לא היה בסדר? האם הדברים היו בשליטתי או לא? כיצד אוכל לבצע טוב יותר מחר? סקירה מהירה זאת בסוף היום מסייעת לך להכין רשימה טובה יותר למחר.

שנית, רשימה שהוכנה מראש מעניקה לך יתרון פסיכולוגי. בזמן שאתה מתכונן ליום העבודה ונוסע למשרד, אתה יכול לעבור על רשימת המטלות שלך לאותו יום. אתה תהיה מוכן לזנק לפעולה ברגע שאתה נכנס למשרד.

שלישית, רשימה שהוכנה מראש נותנת לך בסיס להשוואה מההתחלה. ללא רשימה כזאת, אתה עלול להילכד בעוד עשרה דברים שצצים לפתע ברגע שאתה נכנס למשרד. אתה נוטה להתחיל לטפל בדברים האלה מיד. אולם כאשר יש לך רשימה, אתה עוצר ואומר, "האם הענין הזה חשוב יותר או פחות מהפריטים ברשימה שלי?" אם הוא יותר חשוב, לך וטפל בו. אם הוא פחות חשוב, חשוב לרגע כיצד תוכל להתעלם ממנו, לומר לא, לקבוע זמן מאוחר יותר לטיפול בו או פשוט להימנע ממנו. רשימת מטלות היא רסן שימושי לפעילויות טפלות. היא מחזיקה אותך על המסלול לקראת המטרות שלך. כמובן, אתה יכול עדיין "להתיר את הרסן", אבל כאשר יש לך רשימת מטלות, יש לך גם אמצעי הגנה נוסף.

תיכנון הוא גורם מרכזי בכל סיפורי ההצלחה הניהוליים. הוא מפת הדרכים להישגיות ותרגיל בחופש. תיכנון מוביל לתוצאות מאחר והוא מספק לנו שליטה על המשאב בעל הערך הרב ביותר - זמן.

איך לקבוע לוח זמנים לפעילויותיך
 תיכנון הוא להחליט מה לעשות. תיזמון הוא הקביעה מתי לעשות זאת. מדי יום, כאשר אתה מתזמן את הארועים שימלאו את שעותיך, אתה מנסה למצוא את שביל הזהב בין חוק פרקינסון לחוק מרפי. פרקינסון מזכיר לך שהעבודה מתרחבת כדי למלא את הזמן הזמין לביצועה.

משמעות הדבר שאם תקצה יותר מדי זמן למשימה, המשימה תמלא את כל הזמן שתקצה. מרפי לעומת זאת, מזהיר אותך שכל דבר נמשך יותר ממה שאתה חושב. משמעות הדבר שאם לא תקצה את משך הזמן המתאים למשימה, היא תימשך אותו זמן שהיתה נמשכת ממילא. בכל מקרה, לוח הזמנים שלך ישתבש. האתגר שלך הוא להקצות מספיק זמן, אבל לא יותר מדי זמן, לכל משימה שאתה מקבל על עצמך.

הכנת לוח זמנים
למרות שהרבה אנשים סבורים ששני הדברים זהים, לוח זמנים הוא יותר מאשר רשימת מטלות. רשימה מטלות היא פירוט של כל הפעילויות שצריכות להיעשות היום, עם ערך קדימות לכל אחת ואומדן זמן לכל פעילות. אולם הרשימה הזאת אינה אומרת דבר לגבי הזמן ביום בו תתבצע הפעילות. כאן נכנס לוח הזמנים לתמונה.
לוח הזמנים שלך צריך להתחיל עם הפעילויות שברשימת המטלות, או התוכנית היומית. את אלו לוקחים מהתוכנית השבועית בה דנו קודם לכן. בעזרת התוכנית השבועית ורשימת המטלות היומית, אתה צריך לייחס פעולות למטרות שפותחו בזהירות כאשר ההתמקדות היא ראשית כל בדברים החשובים. כדי להתחיל, רשום פגישות, ישיבות או ועדות ופריטים אחרים שאתה יודע מראש שיצטרכו להיעשות בזמן מסוים. חסום את הפריטים האלה בלוח הזמנים שלך. הפריטים האלה קבועים למעט אם יש לך אפשרות מציאותית לא לעשות אותם.

כאשר אתה שוקל אפשרויות חלופיות, זכור את מטרותיך. אתה עשוי להידרש למשל להשתתף בישיבת צוות מסוימת. מנסיון העבר שלך אתה יודע שהישיבות האלו בדרך כלל אינן יצרניות. השתתפות בישיבה תעכב את מאמציך להשיג תוצאות טובות ביום העבודה. מצד שני, אתה רוצה לשרוד בארגון. מה תעשה? אתה יכול לנסות להפיק תועלת מהישיבה. אם האפשרות הזאת אינה באה בחשבון, אתה יכול אולי לדלג על ישיבה מפעם לפעם ללא תוצאות חמורות. עם זאת, אין זה מן החוכמה לא להופיע לכל הישיבות. לפיכך תצטרך לקחת בחשבון זמן ישיבות בלתי יצרני כחלק מעבודתך. אתה יכול לחסום את הקטע הזה בלוח הזמנים שלך ולעבוד סביבו. התמקד בניצול יתרת היום באופן יעיל.

גמישות
השגיאה הגדולה ביותר שאנשים עושים בהכנת לוח זמנים היא להקצות כל דקה מהיום. גישה זאת מועדת לכשלון. רק לעתים רחוקות אפשר לשלוט בכל יום העבודה. אפילו אם זה ניתן לפעמים, אינך יכול לסמוך שזה יקרה לך לעתים קרובות מאד. יש פשוט יותר מדי דברים בלתי צפויים המציבים דרישות מזמנך. כאשר אתה מכין את לוח הזמנים שלך, אתה חייב להשאיר זמן לבלתי צפוי. רוב האנשים יודעים שיהיו הפרעות במשך היום, אבל רק חלק קטן מתכנן זמן עבור ההפרעות האלו. זכור שהפרעות הן חלק מעבודתך. תיכנון להפרעות משמעותו הקצאת זמן עבורן בלוח הזמנים שלך.

איזו מידה של גמישות עליך לאפשר ללוח הזמנים? אין תשובה מוגדרת לשאלה זאת. אתה צריך לקבוע לעצמך את כמות הזמן הגמיש. רוב העבודות הניהוליות דורשות בין 25 ל50- אחוזים של גמישות. כלומר שביום עבודה של שמונה שעות צריך להשאיר שעתיים עד ארבע שעות לא מתוזמנות לספיגת אירועים בלתי צפויים. רישום זמן במשך שבוע או שבועיים יסייע לך לקבוע לאיזו מידה של גמישות אתה זקוק בעבודתך.

מידת הגמישות הנדרשת בעבודתך תלויה בכמה גורמים. ככל שיש יותר אנשים סביבך ואתה יוצר יותר קשר עם אנשים, כך גדלה מידת הגמישות לה תזדקק. משמעת עצמית היא גורם נוסף. אם הרגלי העבודה שלך ממושמעים מאד, קרוב לודאי שתזדקק לפחות גמישות מאשר אדם פחות ממושמע. גם מידת "הרעש" סביבך משפיעה על הגמישות. אם אתה עובד בבידוד, אתה זקוק לפחות גמישות מאחר והסיכויים שתופרע בעבודתך קטנים.
יש כמה דרכים לחישוב גורמי הגמישות בלוח הזמנים שלך. רוב האנשים מעדיפים לעבוד לפי המתכונת האומרת שאם רוב יום העבודה מתנהל על פי לוח הזמנים, יישאר חלק גדול בלתי מתוזמן אחר הצהרים. על פי מתכונות אחרות, אפילו כאשר הדברים מתנהלים על פי התיכנון, הזמן הגמיש מפוזר על פני כל היום.

אחר צהרים פנוי לחלוטין יאפשר לך לטפל בפרויקט מיוחד, לנתח חלקים מפעולותיך, להשלים קריאה בחומר מקצועי או לעשות עוד אלף דברים שפשוט אינך יכול לעשות ביחידות זמן קטנות. אחר צהרים חופשי יכול להעניק לך הזדמנות לעבוד על תוכניות לטווח ארוך או לבדוק הזדמנויות חדשות. יכול להיות אפילו שתוכל לפעמים לצאת למשחק טניס אחר הצהרים. יותר ויותר אנשים מרוויחים זמן אישי על ידי מציאת דרכים להשגת מטרותיהם בשעות מוקדמות יותר של היום.

כאשר אתה מנסה להחליט באיזו מתכונת גמישות להשתמש, זכור את פרקינסון. העבודה מתרחבת. אפילו אם אתה מוצא את עצמך בתקופה שקטה, אתה עשוי לבזבז זמן בנסיון להחליט מה לעשות עכשיו. לפיכך, עליך תמיד לשמור תוכנית חלופית שתהיה מוכנה לאותם ימים בהם הבלתי צפוי אינו מתרחש למרבה ההפתעה.

אחד הדברים שאתה יכול לעשות בימים האלה המתרחשים לפתע הוא להכין את הרשימה של מחר. יכול להיות גם שתרצה לפתח מראש רשימת "הזדמנויות". ברוב הימים תזדקק לכל הזמן העומד לרשותך כדי לטפל בדברים הבלתי צפויים, אולם באותם ימים בהם הבלתי צפוי אינו מתרחש, תהיה לך תוכנית לניצול הזמן הפנוי. אם אין לך שום דבר משמעותי שאתה רוצה לעשות, אתה יכול לנצל את הזמן להפסקת צהרים ארוכה מהרגיל. אם תמשיך להסתובב במשרד כשאין לך דבר לעשות, אתה עשוי להתבטל ולהפריע לאחרים להשיג את מטרותיהם לאותו יום. עשה מה שתעשה, עליך להתאים את לוח הזמנים שלך למציאות של עבודתך. נסה לשבץ כמה שיותר פעילויות בשעות הבוקר. וודא ששעת העבודה הראשונה בבוקר תהיה יצרנית. השעה הראשונה קובעת את דפוס ההתנהגות לכל היום. אם אתה מתחיל ברגל ימין, הדברים יתנהלו היטב גם בהמשך. אם התחלת ברגל שמאל, אתה תנסה להדביק את הפיגור במשך כל היום.

עצות בתיזמון
אם אתה רוצה שהדברים יתרחשו, אתה חייב ליצור זמן עבורם. חלל שווה זמן. אתה יוצר חלל על ידי הקצאת זמן לכל ארוע. לדברים המתוזמנים אוטומטית יש סיכוי גדול יותר להתבצע. ההצעות הבאות יסייעו לך ליצור לוח זמנים מציאותי ומוצלח.

רשום את לוח הזמנים שלך על נייר
לוח זמנים חייב להיות כתוב. אתה פשוט אינך יכול לזכור את כל הדברים שאתה מתכנן לעשות במשך יום עמוס. לוח הזמנים צריך להיכתב על עמוד אחד, לא על הרבה פתקים קטנים. אם תכין אותו על פתקים, אתה תתעסק כל היום בדפדוף וחיפוש.
כתיבת הדברים תסייע לך להבהיר את מחשבותיך ולהתמקד במה שאתה מנסה להשיג במשך היום. היא תסייע לך לאתר בעיות או שגיאות בהגיון לפני שהן יוציאו אותך מהמסלול. היא תגדיל את מחויבותך למטרות אותו היום. לוח זמנים כתוב הוא מסמך שימושי לאחר שטיפלת בכל ההפרעות והארועים הבלתי צפויים. לא תצטרך לחשוב מה לעשות עכשיו. הפעילות הבאה כבר רשומה בלוח הזמנים. פשוט העף מבט בלוח ועבור הלאה לביצוע הפעילות הבאה. הקפד להניח את לוח הזמנים במקום גלוי לעין. אל תכניס אותו למגירה, לכיס או לתיק. הנח אותו על השולחן לפניך או הצמד אותו לקיר. הנח אותו במקום בו אתה בטוח שתראה אותו לעתים קרובות. הרשימה צריכה להוות תזכורת מתמדת למה שאתה צריך לעשות ולהתקדמות היום שלך.

פריטים קשורים
היום שלך עמוס ומלא בפרטים קטנים ממילא, אל תחמיר את המצב. אם אתה צריך לעשות כמה שיחות טלפון, נסה לטפל בכולן בבת אחת. אם אתה צריך לכתוב כמה מכתבים, נסה להכתיב אותם אחד אחרי השני. אם תסווג את הפריטים הקשורים בלוח הזמנים שלך בקבוצות, לא תצטרך לעשות הרבה מעברים פסיכולוגיים במשך היום. אפילו אם שיחות הטלפון שלך קשורות לנושאים שונים, טיפול בכל שיחות הטלפון זו אחר זו יכניס אותך להלך מחשבה של שיחות טלפון. אם אתה עובד על שיחות טלפון - מכתבים - טלפון - ישיבה - מכתבים - טלפון, תתקשה במיקוד הפעילויות והמאמצים.

הקצה זמן למחשבה מדי יום
קצת יותר מחשבה מעולם לא הזיקה לאיש. עליך לפתח הרגל לחשוב באופן קבוע על המתרחש ומה שצריך להתרחש. אם לא תקצה זמן למחשבה ותיכנון בלוח הזמנים שלך, תיתקל בקשיים בביצוע הדברים האלה.

זמן המעבר צריך להיות יצרני
זמן המעבר הוא החלל בין הארועים השונים והוא כולל בעיקר זמן המתנה או נסיעה. רישום הזמן שלך יראה לך כמה זמן אתה מקדיש בדרך כלל לכל קטגוריה.
הרבה אנשים מתייחסים לזמן ההמתנה כאל מתנה, נקודה בלתי מתוכננת במשך היום בה אינם סובלים מהפרעות. הם משתמשים בזמן הזה כדי להשלים קריאת חומר מקצועי או לסקירת דברים שמעולם אין להם זמן לעשות. אתה צריך להכין לעצמך פעילויות חלופיות כדי שכאשר אתה ממתין לא תבזבז את זמנך בנסיונות לקבוע מה לעשות עכשיו.
הקפד לקחת איתך חומר קריאה וכתיבה בכל עת. כאשר אתה נוסע ממשרד למשרד, נסה לנצל את הזמן באופן יצרני. אתה יכול אפילו לעשות "דיון מהלך" עם אדם נוסף.

התמקדות במטרות
עשה כל מה שאפשר לעשות כדי להימנע ממלכודות פעילות. אל תתעסק בפעילויות אקראיות. לפני אתה מכניס פעילות מסוימת ללוח הזמנים שלך, חשוב על מטרת הפעילות הזאת. רוב האנשים אינם מייחסים חשיבות להרגלי העבודה שלהם. השתמש בלוח הזמנים שלך כדרך לפיתוח הרגלי עבודה טובים יותר.
כאשר מתעורר משהו בלתי צפוי, אל תזנק לפעולה מיידית. עצור ושאל את עצמך, "האם הארוע הבלתי צפוי הזה חשוב יותר ממה שתיכננתי לעשות?" אם הוא יותר חשוב, גש לעבודה עליו. עליך תמיד להתמקד בפריטים החשובים יותר לפני שתטפל בפחות חשובים. אולם אם הארוע הבלתי צפוי אינו יותר חשוב, נסה לקבוע לו זמן אחר, התעלם ממנו, אמור לא, או עשה משהו אחר שיאפשר לך לעסוק בפעילויות החשובות יותר. נסה תמיד להיצמד למסלול שתיכננת.

תן לאחרים להקצות את זמנך
פעמים רבות המזכירות מכינות את לוח הזמנים של המנהל. יש שתי סיבות טובות לכך. ראשית כל, אדם אחר יכול להיות יותר אוביקטיבי בנוגע לשימוש בזמן מאשר אתה. שנית, אדם אחר יכול לסרב בקלות רבה יותר ממך. אם יש לך צוות היכול להכין לך את לוח הזמנים, מדוע לא לנסות?

הקצה זמן ל"שעה שקטה"
הרבה אנשים גילו ששעה שקטה במשך היום היא כה מועילה עד שהם התחילו לבוא למשרד יותר מוקדם כדי שתהיה להם לפחות שעה פרטית אחת לעצמם. אמנם הגעה מוקדמת לעבודה היא בעלת ערך, אבל היא אינה הכרחית.

אנשים במשרדים עסוקים מניחים שמציאת זמן שקט הוא דבר בלתי אפשרי. בדומה להרבה הנחות אחרות, גם הנחה זאת מונעת מהם ליישם כלי חשוב מאד בניהול זמן. כמעט כל אחד יכול למצוא שעה שקטה - יחידת זמן ללא הפרעות לצורך התמקדות במשימות חשובות. להלן כמה קוים מנחים להצלחת השעה השקטה שלך.
1. בלי שיחות טלפון.
2. בלי קריאות במכשיר האיתור.
3. בלי שיחות מיותרות.
4. בלי תנועות מיותרות.
5. בלי הפרעות.
6. בלי הסחות דעת.
7. בלי מבקרים.
8. זמן מתאים.
9. מקום מתאים.

חברת ביטוח גדולה בארה"ב נהנתה מהיתרונות של שעה שקטה כלל חברתית במשך שנים רבות. ב1962-, הבחין נשיא החברה, שחלק גדול מעובדיו מתחילים את יום העבודה שלהם בפטפוט בלתי יצרני. "הם דנו בסדרת הטלויזיה ובמשחק הכדורגל ששודרו אתמול בטלויזיה," הוא נזכר. "עובדים אחרים נהגו להתלונן שקשה להם להתרכז." לפיכך, זמן רב לפני ששעות שקטות הפכו לרעיון מוכר, הנהיג נשיא החברה מדיניות שעה שקטה מ9- עד 10 בבוקר ומ1- עד 2 בצהרים באחת החטיבות של החברה. הנסיון הצליח כל כך, עד שב1966- השעה השקטה הפכה למדיניות בארגון כולו. השעה השקטה של הצהרים הושמטה, אבל מדיניות השעה השקטה בבוקר עדיין נמשכת. ב9- בבוקר בדיוק, נשמעת הודעה קצרה במערכת הכריזה: "בוקר טוב". כל השיחות והפטפוטים נפסקים מיד - ואנשים מתחילים לעבוד. "כולנו שומרים על השקט", דיווח אחד העובדים, "מנשיא החברה ועד לשוער. זה מה שגורם לשעה השקטה להצליח. כולנו מקפידים עליה יחדיו!"

עובדי החברה נלהבים מהשעה השקטה לא פחות מנשיא החברה. "סיפרו לנו על המדיניות הזאת בראיון הראשון שלנו לעבודה", הסבירה מזכירה אחת. "בהתחלה חשבתי שזה קצת ילדותי, כמו להיות בבית ספר יסודי. אבל עכשיו אני יודעת שזה עובד ואני מאד מרוצה." אנשים הנמצאים בקשר קבוע עם החברה מודעים לשעה השקטה בבוקר ונמנעים מביקורים או שיחות טלפון שאינם חיוניים. כמובן, מקרי חירום מטופלים בידי האנשים המתאימים. כפי שאחד העובדים ציין, "זאת אינה שיטה קשיחה. היא רק עוזרת לנו להשיג משהו במשך היום."
ערוך נסיון משלך. מצא זמן בו המשרד בדרך כלל שקט יותר. ברוב המשרדים יש שעות שקטות יחסית בין 8 ל9- בבוקר, בין 11:30 ל1- ובין 4 ל5- אחר הצהרים. מצא את דפוס הפעילות של המשרד שלך ואז סגור את הדלת ושב לעבוד. אם אין לך דלת לסגור, יכול להיות שתצטרך לעבור בעצמך למקום אחר. לך לספריה או לחדר הישיבות או לכל נקודה מבודדת שתוכל למצוא. איש אחד העובד במשרד פתוח בארה"ב נוהג לתלות כובע בייסבול אדום כדי לסמן ש"הדלת" שלו סגורה. וזה עובד.

קח בחשבון את זמן הגוף
רובנו חושבים על עצמנו כעל אנשי בוקר או לילה. נכון שגופנו נמצא במצב טוב יותר להתמודדות עם דברים בשעות מסוימות של היום. לדוגמה, אנשי בוקר מסוגלים לעשות את העבודה היצירתית שלהם באופן הטוב ביותר בשעות הבוקר המוקדמות, בעוד שאנשי הלילה מעדיפים לעשות את העבודה היצירתית בשעות הערב. אם אתה יכול להרשות לעצמך להכין את לוח הזמנים שלך לפי הצורך הטבעי של גופך, מומלץ שתעשה זאת.
עם זאת, עליך לוודא שאתה באמת איש בוקר או לילה ושלא רק הרגלת את עצמך. יכול להיות שההתנהגות שלך הותאמה לדרך בה אתה רוצה להיות. אם אתה מצהיר על אמונה מסוימת ופועל לפיה, אתה מצדיק אותה. אתה פועל כדי למלא את הציפיות שלך. ארגון מחדש של ציפיותיך יכול לאפשר לך לגלות "אמיתות" חדשות בנוגע לעצמך.

אם אינך מתפקד היטב בשעות הבוקר, שאל את עצמך האם אתה מתחיל את היום שלך כמו שצריך. הרבה אנשים מתחילים את יום העבודה שלהם לאחר שינה בלתי מספיקה ותזונה בלתי מתאימה. הם מתעוררים עייפים. אם תישן יותר ותאכל טוב יותר, אתה עשוי לגלות שאתה הרבה יותר יצרני ויצירתי בשעות הבוקר המוקדמות.

הכן את לוח הזמנים שלך לפני שאתה מגיע למשרד
לוח הזמנים שלך צריך להיות מוכן לפני שאתה מגיע למשרד בבוקר. אם לא תכין אותו מראש, אתה מסכן את יום העבודה שלך בתגובה לדברים שכבר התרחשו לפני שנכנסת למשרד. אתה מאבד את היתרון הפסיכולוגי שלך. עם לוח זמנים מוכן מראש, יש לך הזדמנות לעצור ולחשוב לרגע לפני שאתה מגיב.
להכנת לוח זמנים מראש יש יתרון נוסף. כאשר אתה מבצע את פעולות הבוקר השגרתיות של התלבשות, אכילה ונסיעה לעבודה, אתה יכול להתחיל לחזור בראשך על לוח הזמנים שהכנת. כך הרבה יותר סביר שיום העבודה שלך יתנהל לפי התיכנון. לדוגמה, הרבה אנשי מכירות גילו שהם מוכרים יותר כאשר הם יודעים אצל איזה לקוח יבקרו ראשון כבר כאשר הם יוצאים מהבית בבוקר.

ארגן את לוח הזמנים סביב הארועים המרכזיים
אם יש לך מטרה אחת עיקרית, שבץ את המטרה הזאת ראשונה בלוח הזמנים שלך וקבע את כל שאר הפעילויות הדרושות סביב המטרה הזאת. אם למשל, אתה יודע שצוות ביקורת ממטה החברה יעבוד במשרד שלך במשך שלושת הימים הקרובים, שבץ את הפעילויות האלו ראשונות. אחר כך רשום את כל הדברים שאתה מקווה להשיג במשך אותה תקופה בלוח הזמנים שלך. אם לא תעשה כך, הארוע המרכזי יפריע לך הרבה יותר ממה שנחוץ.
הכנת לוח זמנים היא אחד הכישורים הניתנים ללמידה. ככל שתכין יותר לוחות זמנים, כך סביר יותר שתפתח מיומנות בנושא. ככל שתתזמן את זמנך טוב יותר, כך יגדלו הסיכויים שיום העבודה שלך יתנהל לפי התיכנון.

פיתוח כישורי כתיבת לוח זמנים
כדי לפתח את הכישורים האלה, השווה את מה שתיכננת ליום מסוים עם מה שקרה בסופו של דבר באמת. האם הצלחת? מה היה בסדר? מה השתבש? האם היית יכול לצפות חלק מהארועים הבלתי צפויים שהרסו לך את היום? האם היית יכול להשתמש בתוכניות חלופיות במשך חלק מסוים של היום? אם הדברים היו מחוץ לשליטתך, האם היתה זאת אשמתך או אשמתו של מישהו אחר? לדוגמה, האם אחרת למשרד בבוקר או יצאת להפסקת צהרים ארוכה מדי? התחל בבדיקת ההבדל בין הדרך בה אתה חושב שהיום צריך להתנהל לבין המהלך המעשי של היום ותפתח יכולת לקבוע כיצד לגרום לדברים להתרחש כמו שצריך. אתה תתחיל להשיג יותר דברים מדי יום באופן אוטומטי.

המפתח לתיזמון הוא האמונה שיש זמן ומקום לכל דבר. תיזמון מאפשר לך לשקול את המקום והזמן המתאימים מראש, בזמן שעוד יש לך הזדמנות לעשות משהו בענין. תיזמון מאפשר לך לפעול מתוך כוונה ולא באופן אקראי. יש לך סיכוי להשיג יותר בפחות זמן ולהרוויח יותר זמן לעצמך כדי לעשות דברים אחרים שגם הם חשובים. זכור עם זאת, שאינך יכול לשלוט בכל. יש הרבה דברים שהם פשוט מעבר לשליטתנו. אם אתה יכול לשלוט בעיקביות ב25- עד 50 אחוזים מיומך, אתה תגיע לעשירון העליון של מנהלים יעילים.
העדר שליטה בזמנך מפחיתה את יעילותך. העובדה שיש לך שליטה על שעה אחת או על שמונה שעות מיום העבודה שלך היא במובן מסוים בלתי רלבנטית. הרעיון הוא לשלוט בכמה שיותר זמן שניתן. זכור גם שאתה יכול לנהל חלק גדול יותר של היום ממה שאתה חושב.

מאמרים מאת מאיר לירז

.
כל הזכויות שמורות © מאיר לירז