סוד ההצלחה בניהול עסק

 רעיונות בניהול

   כנסו לדף הפייסבוק שלי - קבלו ספר במתנה

 

ניהול צוות - איך להפיק יותר מעבודת צוות

האם השם בוב בימון זכור לך? בימון היה אלוף קפיצת הרוחק באולימפיאדת מכסיקו בשנת 1968. היחודיות שלו היתה בזה שהוא השיג באותה אולימפיאדה השג מדהים אותו איש לא הצליח לשבור במשך שנים רבות. בכל אופן, לקראת האולימפיאדה של 1984 נתבקש בימון להשתתף בתשדיר פרסום בטלויזיה כחלק ממסע יחסי הציבור שערכה הועדה המארגנת של המשחקים. במיסגרת התשדיר הוא פנה למצלמה ואמר, "במשחקים האולימפיים של 1968, זכיתי במדלית הזהב בקפיצה לרוחק. באותו זמן היו מומחים שטענו שאיש לא יצליח לעולם לשבור את השיא שלי. ובכן, במשך השנים נהניתי לראות ספורטאים המנסים לשבור את השיא שלי, מומחים ציינו בפני למי יש סיכויים לעשות זאת באולימפידה זו. יש לי רק דבר אחד לומר בענין זה..." בנקודה זו של התשדיר ציפו הצופים לאיזו הערה שחצנית מצד בימון. במקום זה, התרככו פניו, ובנימה של כנות ואיכפתיות אמיתית הוא אמר, "אני מקווה שהפעם תעשו זאת!" בימון זכה ליותר אהדה בעקבות תשדיר בודד זה מאשר הוא זכה אי פעם עם השיא המדהים שהשיג.

למה אני מזכיר ארוע זה במיסגרת פרק זה? מפני שהגישה שהפגין בימון היא בדיוק הגישה אשר תעזור לך להשיג שיתוף פעולה ופוריות בעבודת צוות, פירגון הדדי וויתור על מניעים אנוכיים לטובת הצלחת הצוות כולו.

אלא אם כן אתה פועל על אי בודד, הצלחתך תלויה במידה רבה באנשים אחרים ובמידת שיתוף הפעולה שאתה מצליח ליצור בעבודה בצוות. בין אם אתה פועל במסגרת צוות רשמי או בלתי רשמי, כל אדם צריך לעבוד עם אחרים בארגון. להלן מספר שיטות ורעיונות שיסייעו לך להשיג יעדים משותפים בצורה יעילה יותר:

* בתחילת כל בוקר, השווה בין רשימות קדימויות לביצוע, של חברי הצוות שלך.

* כאשר מדובר בצוות של מנהל/מזכירה, הדבר הראשון שיש לעשות בבוקר, מדי יום, הוא לזהות מהי הקדימות העליונה לכל אדם ולקבוע מהי הדרך הטובה ביותר לעבודה משותפת.

* אחת לתקופה מסוימת, יש להבהיר תפקידים בתוך הצוות. אנשים נוהגים לשכוח דברים ולהניח דברים כמובנים מאליהם. לכן נחוצה הכוונה מחודשת.

* נהל דיונים בקבוצות חשיבה, תוך דיווחים הדדיים, כדי שכל עובד יהיה מעודכן בנוגע להתקדמות הפרויקט הקבוצתי וכן בנוגע להתקדמות של כל אדם בצוות.

* בקש עזרה גם מאנשים שמחוץ לצוות - אנשים אחרים בארגון או אנשי מכירות וספקים. הם יעשו יותר אם תבקש מהם.

* תרגל תיאום פנימי בתוך הקבוצה. וודא כי הצוות שלך מעודכן לגבי דברים המבוצעים על ידי צוותים אחרים ואשר ישפיעו על קבוצתך. עליך לחלוק עם אחרים דברים המתרחשים בצוותך ואשר ישפיעו על הצוותים האחרים.

* השתמש באמצעי המחשה חזותיים כדי להראות את התקדמות הקבוצה ולשמור על המיקוד הקבוצתי. לתרשימים ולטבלאות יש יכולת תקשורתית עצומה.

* קיים בצוותך יום עיון בנושא ניהול זמן. הדבר ידרבן כל אחד בצוות לעבוד במירב היעילות.

* עודד וחזק שיתוף פעולה ועבודת צוות בקרב עובדיך. הדבר תורם לסינרגטיות, לעלייה בתפוקה ולאיכות משופרת של המידע בקרב הכפופים לך.

* עליך לוודא כי לקבוצה יש סיבה טובה כדי להתקיים ומטרתה ברורה לה; אם לא, פזר את הצוות.

* לאחר שוועדה הגשימה את המטרה שלשמה נוצרה, פזר אותה. אל תחפש דברים נוספים לביצוע בקבוצה זו.

* קבע כללים בסיסיים כדי למנוע רכילות ודיון בנושאים אישיים, במהלך העבודה בצוות.

* גייס תמיכת אנשים מחוץ לצוות. לדוגמא: מצא תומכים במחלקות אחרות ובהנהלה בכירה יותר שיתמכו בפרויקט. הקפד להשיג הסכמה ותמיכה מצד הממונה הישיר שלך.

* הנח לאנשים אחרים בצוות לעזור לך וגם אתה נהג כך. עודד גישה האומרת: "אנו יכולים לעשות זאת יחד", במקום הישגים אישיים בודדים.

* עודד חילופי רעיונות בין חברי הצוות. הדבר תורם ליצירת רעיונות חדשים ומשפר את איכות התוצאה הסופית של הפרויקט.

* בצאתך מהמשרד עליך להודיע לחברי הצוות היכן תהיה, כדי שיוכלו להשיגך במקרה הצורך.

* בקש מכל חבר בצוות להתקשר למשתמש במוצר או בשירות של הצוות ולהשיג ממנו משוב; לאחר מכן חלק את המידע עם הצוות כדי לשפר את הביצועים הכלליים.

* הקדש זמן לדיון ביעילות בתוך הצוות - כיצד תוכלו להשתפר מבחינת הניצול היעיל של הזמן.

* שבח את חברי הצוות גם על הישגים קטנים.

* הקפד שלכל משתתף תינתן הזדמנות לתרום להצלחת הצוות. אדם שאינו מעורב אינו מהווה חלק מהצוות.

* קבע זמן שקט לצוות במשך שעה אחת מדי יום. כך לא יפריעו לחבר צוות בנושא שגרתי. עם הירידה במספר ההפרעות, יגדל פריון העבודה.

* כאשר עוזר אחד בלבד מסייע לצוות, אל תצפה שאדם זה יקבע את קדימות הבקשות. תפקידם של חברי הצוות הוא להביא לידיעת העוזר מהן הקדימויות.

* דבר למזכירתך באמצעות דיקטפון או טייפ, כדי לתאר עבודה לביצוע. שיטה זו מסייעת לך לחסוך בזמן וגם מזכירתך יכולה להאזין לקלטת בזמן הנוח לה ולחזור על קטעים בהקלטה, אם יש צורך.

* כאשר מספר חברי צוות חולקים משרד אחד יש לסכם מספר כללים בסיסיים. זאת כדי למנוע עוגמת נפש הנובעת מהרגלים אישיים, כגון, עישון.

* במצב של קונפליקט, קיים דיון פתוח בבעיות ודאג שלא יגלוש לפסים אישיים. בדרך זו התוצאה החיובית ביותר לגבי הארגון תנבע מהסכמה אוביקטיבית. זה יהיה קונפליקט חיובי.

* בצאתך מהמשרד עליך להודיע לשני אנשים להיכן אתה הולך, כמה זמן תשהה שם וכיצד ניתן להשיגך.

* עיין ביומנו של ה'בוס' ובסדר היום שלו ליום המחר. זאת כדי להכין מידע הדרוש לישיבות או הפעילויות הצפויות.

* הפעל טכניקה של הסערת מוחות ((Brain Storming כדי להגביר את תפוקת הצוות ולהפיק רעיונות בנושאים חשובים. (מידי פעם כדאי לבצע זאת ללא נוכחות הממונה).

* כאשר לוח הזמנים שלך נוגע לאנשים אחרים בצוות, פרסם אותו. בקש מעמיתיך לעבודה להודיע לך את לוח הזמנים שלהם הנוגע לך.

* הקלט את רעיונותיך, מחשבותיך ותוכניותיך בנוגע לפרויקט מסוים; לאחר מכן בקש ממזכירתך לתעתק אותם לטיוטה ראשונית.

* בקש מחברי הצוות האחרים להביא בפניך רעיונות בנוגע להשלמת הפרויקט.

* כאשר אדם מטיל עליך משימה, שאל תמיד מה דרגת הקדימות של העבודה.

* תאם וארגן דברים עם יתר חברי הצוות, לפני שתמשיך בעבודה.

* עבוד עם אחרים ולא במנוגד לעבודתם.

* קבע תמריצים ותגמול שיעודדו את ביצועי הצוות והצלחתו.

* כאשר אתה רוצה שמשהו יבוצע על ידי אדם מסוים, הצע לבצע עבורו דבר מה בתמורה כדי לשחררו למשימה.

* בקש מאנשים מחוץ לצוות רעיונות בדבר הפרויקט של הצוות והתהליכים המבוצעים בו. כך תקבל פרספקטיבה חדשה ורעיונות מועילים ויצירתיים.

* הרכב רשימה של שאלות ל'בוס'. טפל בהם בישיבה אחת במקום לפנות אליו מספר פעמים.

* כאשר אתה מעלה דברים בפני אנשים אחרים, היה אסרטיבי. אם תהיה תוקפני תקומם את האחרים נגדך ותתקשה להשיג את שיתוף הפעולה שלהם.

* הצב שלט "נא לשמור על שקט". כתוב עליו את פרק הזמן הדרוש לך כדי שאחרים ידעו מתי לחזור אליך.

* גרום במתכוון לסינרגטיות. עליך ליצור הזדמנויות לתקשורת קבוצתית ופעולת גומלין.

* הקפד תמיד להזכיר לאנשי הצוות מהי המטרה הסופית וכיצד כל אדם מסייע להשיגה. חזק אצלם תחושה זו. אם לא תנהג כך הם ילכדו במלכודת העשייה כפי שמתואר בסיפור על מניח הלבנים. (ראה להלן).

* שלושה מניחי לבנים נשאלו: "מה אתה עושה?" הראשון ענה, "אני מניח לבנים. לא רואים?" השני ענה, "אני בונה קיר". השלישי השיב, "אני בונה בית ספר שבו ילדים יוכלו ללמוד דברים חשובים בחיים." אדם זה ידע מהי המטרה ומהו החזון הגדול יותר של העבודה. האם אתה יודע מדוע אתה עושה דברים מסוימים? האם אתה יודע מהי המטרה שיש להשיג? אם לא, ברר זאת. גם לך תהיה אז מטרה נעלה יותר.
 

מאמרים מאת מאיר לירז

 

 

               

Copyright © 2011 Meir Liraz. All Rights Reserved     מנהל-מנהלים-ניהול