סוד ההצלחה בניהול עסק

 רעיונות בניהול

   כנסו לדף הפייסבוק שלי - קבלו ספר במתנה

 

ניהול ישיבות - איך להשתתף ולנהל ישיבות

"איך מתחילות מלחמות?" שאל יוסי הקטן את אביו. האב מצץ ארוכות ממקטרתו והחל לענות על שאלת בנו הקט, "ובכן, ניקח למשל את מלחמת העולם הראשונה, היא התחילה מפני שגרמניה פלשה לבלגיה ...".
כאן התערבה בשיחה אימו של יוסי ופנתה אל בעלה: "תפסיק לדבר שטויות וספר לילד את האמת, מלחמת העולם הראשונה פרצה בגלל שמישהו נרצח".

"מה את מתערבת, האם שאלו אותך או אותי?!", השיב לה בעלה בכעס.

האם עזבה את החדר בכעס וטרקה אחריה את הדלת.

שקט מתוח השתרר בחדר, האב בער בתוכו מכעס. לאחר כמה שניות של שקט, הוא פנה לבנו כדי להשלים את התשובה, אך הבן אמר לו בשקט, "זה בסדר אבא, עכשיו אני כבר יודע איך מלחמות מתחילות".
בתחום העסקים והניהול יכולת עבודה בצוות ושיתוף פעולה יכולים לתרום תרומה משמעותית להשגת היעדים ולהצלחה. אחד הכלים לשיתוף פעולה ולגיוס משאבים מחשבתיים של הקבוצה הינו "הישיבה". ניהול נכון של ישיבות ישפר את היעילות וישיג תוצאות. ישיבות המנוהלות בצורה גרועה יגרמו לבזבוז זמן של כל המשתתפים ולפגיעה במערכת היחסים ובשיתוף הפעולה של חברי הצוות (כמו בסיפור שפתח את הפרק).

האם הקדשת פעם מחשבה לשאלה כיצד תוכל לשפר את היעילות של הפגישות שאתה מתכנן או משתתף בהן? לפניך מספר עצות ורעיונות אשר יסיעו לך לשפר את המצב בתחום זה:

* לפני זימון ישיבה שאל עצמך: "האם אנחנו מוכרחים? מהי מטרת הפגישה הזו והאם ניתן להשיג מטרה זו בדרך אחרת?"

* שלח סדר יום מראש למשתתפים הרצויים לך בישיבה. כך הם יוכלו להתכונן לפני בואם.
* נסח את סדר היום בצורת שאלות. כך אנשים יצטרכו לענות על השאלות לפני השתתפות בפגישות.

* התחל ישיבות בזמן שנקבע. אם לא, אתה מעניק פרס למאחרים ומעניש את אלו שהגיעו בזמן.

* השתמש בישיבה בעזרי המחשה חזותיים (כגון: שקפים, כרזות, וידאו וכו'). החברה האמריקאית 3M מימנה מחקר המראה כי אדם המשתמש באמצעי המחשה חזותיים יראה בעיני האחרים כמקצועי יותר, מוכן ומשכנע. אדם כזה גם יצליח יותר ממי שאינו משתמש בעזרים חזותיים, להשיג החלטות המקדמות את עניינו.

* נהל רשימה של פרטי תוכנית הפעולה. לגבי כל נושא עליו תדבר, עליך להגדיר: מהו היעד או התוצאה הרצויים; מהן הפעילויות שיובילו לתוצאה; מי אחראי לכל פעילות; מתי תבוצע; למי יש לדווח על ההתקדמות ומתי.

* סיים ישיבות בזמן. חמש דקות לאחר המועד שהוכרז לסיום הישיבה, אנשים יתבוננו בשעוניהם, עשר דקות לאחר זמן זה הם יסירו את שעוניהם ויניחו אותם בנקישה על השולחן.

* אם אתה משתתף בישיבה שאמורה היתה להסתיים בשעה שתיים בצהריים, קום ועזוב את אולם הישיבות בשעה זו.

* אם אתה 'תקוע' בישיבה שמטרתה אינה ברורה, השתמש בסדר יום מילולי. הצג פשוט את השאלה, "מהי מטרת הישיבה?"

* קיים ישיבות בעמידה. הישיבות יהיו קצרות יותר ואנשים יגיעו לעיקר מהר יותר.

* נהל ישיבות טלפוניות. אין הכרח לקיים ישיבות כאלה דווקא בין אנשים המשוחחים ממרחקים; תוכל לעשות זאת בבניין שלך. אנשים מוכנים יותר לקיים ישיבות כאלו מאשר ישיבות רשמיות.

* חשב את עלות הישיבות שלך כדי לשמור על פרספקטיבה. כמו בכל השקעה אחרת של משאבים, אתה מצפה להחזר נאה. השווה בין עלות הישיבות שערכת ובין ההחזר.

* עליך להגיע לכל ישיבה שתזמן או תשתתף בה עם מטרה מוגדרת. בספר "ניהול ללא שטויות", מאת ריצ'ארד סלומה יש פרק בשם, "אל תשתתף בפגישה, נצח בה."

* דאג שבפגישה יהיו האנשים הנכונים, ולוא, אל תקיים אותה. אינך יכול לקבל החלטות כאשר מקבלי ההחלטות נעדרים.

* היצמד לסדר היום, כמוהו כחוזה שעשית עם אנשים אחרים בישיבה. דאג להיצמד לנושאים שתוכננו בסדר היום.

* כאמצעי לשכנוע אחרים, הבא עדויות של אנשים המרוצים ממה שעשית בעבר.

* הגבל את זמן ההצגה שהוקצב לכל משתתף. הבא זאת מראש לידיעת המשתתפים שיוכלו להתכונן.

* קבע פרק זמן לכל נושא בסדר היום, בהתאם לחשיבותו.

* הכל צריכים לדעת מה מטרת הפגישה. השתמש בלוח, מטול שקפים, כרזה או חומר מודפס שיחולק בין המשתתפים. זאת כדי להזכיר להם כל העת את הסיבה והמטרה היחידה שלשמה התכנסו.

* שלח את פרוטוקול הישיבה למשתתפים ולמכותבים אחרים בתוך 24 שעות מהמועד בו התקיימה. אל תשלח את הפרוטוקול 24 שעות לפני כינוס הישיבה הבאה.

* אל תענה לטלפון במהלך ישיבה. זו הפרעה רצינית העלולה להסיח דעתם של כל המשתתפים.

* אשר ישיבות מראש. אתה עלול למצוא שחל שינוי במיקום או בעיתוי.

* ארגן את סביבת הישיבה כך שתסייע לך להשיג את מטרת הישיבה, דהיינו, את יעדך.

* לפני הישיבה, ברר האם המשתתפים מוכנים. עשה את הבירור בזמן.

* אחד הנושאים בסדר היום יהיה בדיקה תקופתית של אפקטיביות הישיבות.

* שקול להשתתף רק באותו חלק של הישיבה הנוגע לך.

* הנח לאחרים לעזוב את הישיבה שלך לאחר שתרמו את חלקם.

* בעניינים הנוגעים לך, רשום הערות במהלך הישיבה.

* אנשים נמנעים מישיבות שליליות. פעל לפתרון בעיות ולא ליצירת דכדוך וטעם מר בקרב אנשים.

* בפתיחת הישיבה הנח לכל משתתף לדווח על דבר אחד חיובי שארע בתחום אחריותו בשבוע האחרון.

* היפגש עם אנשי מכירות וספקים באיזור הקבלה שמחוץ לחדרך והישאר לעמוד. הם יגיעו לעיקר מהר יותר.

* רשום שלוש וועדות שתוכל להסתדר בלעדיהן ובטל אותן.

* קבע ישיבות שיחלו 15 עד 30 דקות לפני סיום יום העבודה. זהו תמריץ נוסף כדי להבטיח שהישיבה תסתיים בזמן.

* עמוד על זכותך לקבל סדר יום לפני השתתפות בישיבה.

* מנה אדם אשר ישגיח כי הקבוצה תיצמד לסדר היום שפורסם.

* צפה מאנשים האמורים להיפגש אתך לשיחה בארבע עיניים, לדייק. הם ילמדו למלא את ציפיותיך.

* דלג על ישיבות שאינן נוגעות ישירות לתחום אחריותך וסמכותך.

* שלח טייפ במקום את עצמך. לאחר מכן, האזן להקלטת הישיבה בזמן הנוח לך.

* אם אתה סבור שיש בישיבה דבר מה הנוגע לך, בקש עותק מפרוטוקול הישיבה. או, בקש מאחד המשתתפים למסור לך דיווח אחרי השתתפות בישיבה.

* הגבל את זמן הישיבה.

* אם אתה יודע שאתה צודק או שבידך המידע הנכון, דבר בישיבה. זוהי הדרך היחידה למנוע "חשיבה קבוצתית" או, במלים אחרות, "הליכה עם העדר".

* אם אינך עומד להשתמש בטלפון במהלך ישיבה, הוצא אותו מאולם הישיבות.

* פרוטוקול המופיע ללא ציון סמכות ותאריכי יעד כמוהו כפרוטוקול שלא נכתב.

* קבע את הפרוטוקול וההחלטות לישום ישירות עם מקבל ההחלטות הראשי. אל תעבור את כל הדרגים בארגון, זה בזבוז זמן.

* כאשר מבקשים ממך להשתתף בפגישה שאל תמיד מדוע נחוצה השתתפותך. אל תשתתף באופן אוטומטי.

* פגוש אנשים במשרדם. כך יקל עליך להחליט מתי לסיים את הפגישה. פשוט קום ועזוב.

* הגבל את הזמן המוקצב ביומנך לפגישה עם אנשי מכירות. אם מדובר במוצר או שירות כדאיים, תוכל לקבוע זמן נוסף בעתיד.

* אם אתה מגיע לישיבה מבלי שקיבלת סדר יום קודם לכן, שאל, "מהי מטרת פגישה זו"?

* אם ישיבות הצהריים אינן אלא סדרה של הפרעות, אל תלך.

* אשר ישיבות בהודעה בכתב והוסף הודעת "תודה" לכל מי שהשתתפו.

* אם נושא מסוים דורש המשך דיון. אל תעשה זאת. במקום זאת, הענק סמכויות לעובד מסוים שיחפש את החלופות הזמינות וידווח עליהן בישיבה הבאה.

* כאשר ניתן, ארגן ישיבות מחוץ למקום העבודה, באתר גיאוגרפי מוכר כדי לצמצם זמן נסיעה בין הישיבות.

* נהל את הישיבה באופן ענייני. הבהר כמה זמן תימשך לכל היותר. הסבר את הצורך שלך למלא התחייבות אחרת.

* אם הישיבה כה חיונית עד שצריך להישאר לארוחת צהריים, סדר שיביאו ארוחה למקום כדי לצמצם למינימום את הפסד הזמן.

* הימנע מפגישות צהריים ארוכות ולא פרודוקטיביות במסעדות.

* אם זה עתה נפגשת עם לקוח (לדוגמא, פגישת מכירה) סיים את עבודת הניירת לישיבה לפני שתעזוב את המקום. עשה זאת כשהפגישה עדיין טרייה בזכרונך.

* אם השתתפת בישיבה שאחריה לא נשלח פרוטוקול, שלח לפחות מזכר מעקב לאנשים עמם תעבוד על הנושא.

* כדי להעמיד על מקומם את המאחרים הכרוניים: אם נקבעה ישיבה לשעה שתיים, נעל את הדלת בדיוק בשעה שתיים.

* אם לאחר חצי שעה, מתוך ישיבה שנקבעה לשעה, סיימת לדון בנושאים שעל סדר היום, נעל את הישיבה.

* לפני הישיבה, עבור על חומר שנשלח לפניה. תוכל לדון בו בצורה נבונה במהלך הפגישה.

* לצורך הבהרה שאל, "מה בדיוק הייתם רוצים שאעשה?"

* הקשב לישיבה מוקלטת מתוך טייפ המסוגל לדחוס קול. (יש דבר כזה). תוכל לשמוע טייפ שעליו הקלטה של שעה, במשך 30 דקות.

* הקדש זמן כדי להעריך ישיבה ולרשום הערות אישיות מיד עם סיומה ולפני שתיגש לישיבה הבאה.

* ישיבה קצרה של "צוות מוחות" בבוקר, מיד עם תחילת העבודה, כדי לדון בדברים שיש לבצע, עשויה לסייע בקביעת מסלול ומטלות ברורים.

* אם עליך להתעדכן בנוגע לפרויקטים קרובים ותפקידך במסגרתם, בקש פגישה.

* פרסם בכתב לוח זמנים לישיבות. הישיבות יתקיימו במועדן.

* אנשים נוהגים לזלזל ביחוד בפגישות בין שניים. רק לעתים רחוקות נקבע סדר יום לפגישות אלו ובדרך כלל דנים בנושאים בלתי-מהותיים. אל תחטא בזה.
 

מאמרים מאת מאיר לירז

 

 

               

Copyright © 2011 Meir Liraz. All Rights Reserved     מנהל-מנהלים-ניהול       
Small business promotion ideas and strategies