סוד ההצלחה בניהול עסק

 רעיונות בניהול

כנסו לדף הפייסבוק שלי - קבלו ספר במתנה

 

איך לארגן את עבודתך

אני אוהב את הסיפור על אותו עובד אשר קודם לתפקיד ניהולי. הוא חש קצת חסר בטחון בחדר החדש שהעמידו לרשותו. בכל אופן, הוא הביט סביבו בגאווה תוך שהוא מתישב בכסא המנהלים שלו. לפתע נשמעה נקישה בדלת. המנהל החדש, ברצותו להראות עסוק, הרים במהירות את שפופרת הטלפון, ואז הזמין את האורח פנימה. כאשר האיש נכנס, המנהל החדש הניד לעברו בראשו ואמר, "רק רגע אני כבר מסיים את השיחה". ואז המשיך לדבר אל תוך השפופרת, "כן, אני מודה לכם שהחלטתם לחתום על ההזמנה ולהיות לקוחות שלנו. אני יודע שאתם תהיו אחד מלקוחותינו הגדולים. אתם יכולים לסמוך עלי שתקבלו שרות טוב. תודה רבה ולהתראות".

המנהל הניח את שפופרת הטלפון במקומה ופנה אל האורח. הוא חייך ושאל, "במה אוכל לעזור לך?" האיש הצעיר החזיר לו חיוך וענה, "ובכן, אני באתי רק כדי לחבר את מכשיר הטלפון שלך לרשת".

מוסר השכל? כאשר אתה מארגן את עבודתך, הימנע מגינוני כבוד ורושם מוגזמים, ארגן את המטלות שלך ויחסיך עם הסביבה בדרך ישירה, הוגנת ותכליתית. הכבוד וההערכה כבר יזרמו אליך מאליהם כאשר דרך עבודה זו תביא לך הצלחה והשגים

באחד מספריו, מציין הפסיכולוג האמריקאי, ויליאם דנפורס, את העובדה ש- 95 אחוז מבני האדם חסרים את הנחישות למצות את הפוטנציאל הטמון בהם. רוב זה שוקע עד מהרה אל תוך בינוניות המשתקפת בקשיים ובמאבקים במשך כל חייהם, בעוד שאותו מיעוט של 5 אחוזים מטפס הלאה לדרגות של הצלחה והשגים. בפנותו אל אותם 5 אחוז מצליחנים, אומר דנפורס: "הזמנים שבהם הייתם שקועים בהגנה על התפקיד הנוכחי שלכם עברו. מעתה אינכם צריכים לדאוג לכסא שלכם. הניחו לזה שמעליכם לדאוג לשמירת הכסא שלו. אתם מצוידים בכל הכלים להשגת הצלחה. תשומת הלב שלכם מופנית לניצול התכונות החזקות שלכם, ולא ל"קיטורים" על החולשות. ולכן, כאשר אתם קמים בכל בוקר חישבו על דרכים לבצע דברים ולא על תרוצים מדוע דברים אינם ניתנים לביצוע".

חשוב לבצע דברים. העשיה חשובה, וחשוב גם כיצד אתה מבצע את הדברים. השגת יעדים בדרך יעילה אפשרית כאשר אתה מאורגן היטב. אתה חייב לאמץ לעצמך שיטות עבודה יעילות אשר יאפשרו לך להפיק את המירב ממה שאתה עושה. לפניך מספר רעיונות שיסייעו לך בתחום זה:

* השתמש ביומן כיס אישי. קח אתך את היומן לכל מקום כדי שתהיה מאורגן.

* השתמש ברשימות ביקורת (צ'ק ליסט) באופן סדיר לגבי אותם דברים שיש לבצע בדרך נכונה.

* השתמש ברשימות ביקורת בצבעים שונים לזיהוי נוח.

* כאשר אנשים חוזרים אליך ושואלים אותה שאלה ששאלו מספר פעמים בעבר, בקש מהם לקבוע נוהל פעולה סטנדרטי. בקש מהם לרשום את תשובתך לגבי דרך הטיפול במצב. הם יחזיקו נוהל זה במגירה ולא יצטרכו לשאול אותך לגביו בעתיד.

* עליך לקבוע לוח זמנים עבור פרויקטים מרכזיים ולהציבו במקום בולט.

* ערוך רשימה יומית של "דברים לביצוע". מדי יום קבע קדימויות לפריטים שברשימה. לאחר מכן, בצע את הפעילויות לפי סדר הקדימויות.

* נהל רשימת תזכורות או תיק מעקב. כך תוכל לתייק נושאים עד ליום שבו תוכל לפעול לגביהם.

* הקם מערכת לטיפול במשימות חוזרות.

* מנע ארגון-יתר ומצב שבו "יתר פרפקציוניזם" יפריע לך בהשגת תוצאות.

* אתר ציוד משרדי שעומד לאזול והזמן כדי שלא יאזל המלאי לגמרי.

* שא אתך תמיד כרטיסיות או פנקס או יומן כיס כדי לרשום הערות על דברים שברצונך לזכור.

* בעבודה על מחשב נהל שיגרה יומית של גיבוי העבודה לפחות פעמיים ביום, כדי למנוע אובדן חומר.

* הקלט הערות או מחשבות אודות פרויקטים לקלטת. לאחר מכן בקש ממזכירתך לפענח ולהדפיס את החומר.

* עבוד על פריט אחד בלבד בכל פעם. אל תקפוץ מדבר לדבר.

* בכל פעם שמור פרויקט אחד בלבד על שולחנך כדי למנוע הסחות דעת. כאשר אתה עובד על פרויקט אחד, אתה עלול להפסיד זמן במיון נושאים אחרים.

* אם אתה עובד על מספר פרויקטים, החזק כל אחד מהם בנפרד בתיק ועליו תווית ברורה. כך לא תצטרך לעבור על תיק פרויקטים מעורב כדי למצוא דברים.

* אל תקבע לוח זמנים "לחוץ" לכל דקה ביום; הישאר גמיש לקראת נושאים בלתי צפויים שעשויים לצוץ.

* כאשר אתה מרגיש שדברים יוצאים משליטתך - עצור! שב בשקט, הרגע, ארגן את מחשבותיך, העלה על הכתב רשימת קדימויות. החלט איזו פעולה לנקוט, לאחר מכן, חזור לנושא.

* שב ועשה את כל הדברים הפעוטים בפעם אחת, כדי לסיימם.

* הגמש את לוח הזמנים שלך. הערך במתכוון את הזמן הדרוש לכל פעילות, בהערכת יתר.

* נהל 'דף אנשים'. בראש הדף רשום את שם האדם ואת הדברים השגרתיים שברצונך לבקש מאדם זה. לאחר מכן טלפן לאדם זה פעם ביום, או לכל היותר פעמיים כדי לשאול את כל השאלות שהצטברו על הדף.

* אם אתה אחראי למספר פרויקטים עיקריים, הכנס 'דפי פרויקט' ליומנך או לרשימת התכנון. הקצה עמוד אחד לכל פרויקט. כל אימת שאתה חושב על משהו רלבנטי לפרויקט שרבב אותו על הדף המתאים. בדרך זו תארגן את מחשבותיך מיד עם הופעתן.

* קבע פגישה עם עצמך מדי יום. במהלך פגישה זו עבוד ללא הפרעות על הפרויקט הנמצא בראש הקדימויות שלך.

* שא אתך תמיד חומר לקריאה או לעבודה. בעודך ממתין אצל הרופא, בנמל תעופה או בכל מקום אחר, תמיד תוכל להיות יצרני.

* לפני עזבך את המשרד בלילה, הנח על שולחנך את הפרויקט החשוב ביותר למחר. כשתבוא בבוקר למחרת תמצא אותו מוכן וממתין לך.

* קבע שגרת עבודה קבועה המתאימה לך ולעבודתך. בצע פעולה מסוימת באותו זמן מדי יום או באותו יום מדי שבוע.

* סדר בקלסר טבעות או בעטיפת מגן מפלסטיק, נושאים להם אתה נזקק בתכיפות. הדבר יתרום לנוחיות בשימוש ולמראה החיצוני, לך וללקוחות.

* נהל יומן בקשות שהתקבלו. הקפד לרשום את היום והשעה בהן יש להשלים הטיפול בבקשות אלו.

* מדי יום נהל רשימת טלפונים, פגישות וביצועים. למי צריך להתקשר, את מי צריך לפגוש ומה עליך לעשות.

* חזק את צוות התמיכה כל אימת שהדבר אפשרי. לדוגמא, ניתן לארגן את הכתבניות בצורת צוות כדי לאזן ביניהן את עומס העבודה.

* נסח טפסים מוגדרים ושימושיים כגון, גליונות זמן וגליונות אחרים לניהול רשומות, כך שיסייעו לעבודה מסוימת. אבל, אל תפציץ אנשים בניירת מיותרת.

* נהל יומן אחד בלבד והחזק אותו אצלך כל הזמן.

* שלב את כל הנושאים האישיים והנוגעים לעבודה ליומן אישי אחד.

* אסוף יחד את כל החומרים והציוד הדרושים לפרויקט. לאחר מכן, כאשר תשב ותבצע את הפרויקט, לא תצטרך לרוץ אחרי פריט זה או אחר.

* גזול מספר דקות מכל פעילות שתבצע. דקות אלו יצטברו לזמן נוסף שיוקדש לפרויקטים בקדימות גבוהה.

* כאשר ניתן, השתמש במחשב להפקת דוחות ולעיבוד המידע שנאסף.

* החלף ימים. עבוד בשבתות כאשר שקט וקח לך יום חופש או שני חצאי ימי חופשה במקום השבת.

* הנהג זמני עבודה גמישים כדי לתרום למוטיבציה של העובדים.

* כאשר אתה בטוח כי אתה מבצע את הדבר החשוב ביותר, שאל עצמך: "כיצד אני יכול לבצע זאת באופן יעיל יותר?"

* השתמש בהנחיות קצרות, פשוטות ובכתב לנהלים שגרתיים.

* הסר את מגש הדואר הנכנס משולחנך כדי שלא תתפתה ודעתך תוסח.

* כאשר דברים צצים בראשך, כתוב אותם מיד בפנקס התכנון או היומן, כך שלא תשכח.

* חפש דרכים למכן את נהלי המשרד.

* עבור לעבודה של חמישה ימים בשבוע. כך תרוויח יום נוסף בבית ותשפר את הריכוז בעבודה.

* השתמש בבלוק נייר כדי לרשום מחשבות, חובות, מטלות או שאלות. מחק כל נושא בעט זוהר עם גמר הטיפול.

* נהל פנקס עם הכותרות הבאות, "פסח", "ראש השנה", "מסיבה במשרד" או שמות פרויקטים מיוחדים נוספים. לאחר מכן, כאשר תחשוב על דבר מה שיש לעשות, לקנות וכו', תוכל לשרבטו על הדף המתאים.

* נסח רשימות יומיות/שבועיות/חודשיות/רבע שנתיות של משימות שגרתיות. השאר משבצות ריקות כדי לרשום תפקידים ומשימות מיוחדות.

* קבץ יחדיו משימות דומות כדי למנוע דילוגים מדבר אחד לאחר ובזבוז זמן.

* דאג למרחב עבודה פרטי נאות לכל עובד וכן לאיזורים מרכזיים ומרחב לכינוסים, זאת כדי להשיג את מירב היעילות.

* קנה מראש כדי שתמיד תהיה לך אספקה זמינה.

* שאל אנשים שאינם מעורבים מקרוב בבעיה או בתהליך, כיצד לדעתם יש לבצעו. כך תקבל רעיונות חדשים. מהצד דברים נראים לפעמים באור נכון יותר.

* השתמש באמצעים המתאימים לעבודה, גם אם עליך לצאת ולקנותם.

* פתח שיטות עבודה אישיות המתאימות לך ולאחר מכן היצמד אליהן. הקפד לעדכנן ולחשוב על שיפורים אחת לתקופה מסוימת.

* בלילה, שים חומר מסווג במקום בטוח. אל תשים אותו במקום בו הוא עלול להיעלם.

* נקה את שולחנך בחמש הדקות האחרונות מדי יום. זאת כדי שתהיה מוכן להתחיל בעבודה מיד בבוקר.

* שמור במגירת תיוק נירות שאינך עובד עליהם, לא על השולחן.

* החזק ציוד וחומרים בארונית אחסון, לא על השולחן.

* קבע שיטת תיוק מסודרת, כדי שהכל יוכלו להשתמש בה ולהקפיד לתייק דברים באופן מיידי.

* שמור עבודות פשוטות, החוזרות על עצמן, שגרתיות וידניות (קיפול נייר, הכנסת חומר למעטפות) לזמנים בהם תבחר לנוח, לשוחח עם אחרים או להאזין להקלטות.

* רשום פעילויות חשובות על כרטיסיות. רשום כל פעילות על כרטיס. עיין בכרטיסיות לפי סדר הקדימויות, מספר פעמים ביום.

* הדבק פתקים דביקים, על תיקי הפרויקטים השונים ועליהם הערות לגבי המצב או ההתקדמות של הפרויקט.

* שחק את תפקיד "האדם המאורגן". תשכנע עצמך תוך זמן קצר.

* ערוך יומן לפתרון בעיות ובו תעקוב אחרי התקדמות בפתרון בעיות בתוך המחלקה.

* הקצה פרק זמן לפרויקטים מרכזיים.

* כאשר אתה סבור שאנשים אחרים עלולים לשכוח משהו חשוב, השתמש בתזכורות רבות כדי לאמן את זכרונם. השתמש בדברים כגון הערות, רשימות, דוחות תזכורת, דוחות מעמד, תדרוכים, שיחות טלפון, עלונים מיוחדים וכן הלאה.

* חפש שתי פעילויות משלימות או יותר שניתן לצרפן ולבצען בו-זמנית.

* כאשר תקבל כרטיס ביקור מאדם מסוים, רשום הערות לגבי פגישתכם על הצד האחורי של הכרטיס.

מאמרים מאת מאיר לירז


 

 

 

               

Copyright © 2011 Meir Liraz. All Rights Reserved     מנהל-מנהלים-ניהול       
Benefits of leasing vs. buying equipment purchase analysis