איך ליעל את התקשורת הכתובה שלך

איש חכם אמר פעם: "מדוע זה, אלה שיש להם מה לומר אינם יודעים לומר זאת בעוד אלה שאין להם מה לומר אומרים זאת כל הזמן".

אתה צריך לדעת לומר את מה שיש לך לומר. תקשורת כתובה היא לעתים קרובות הדרך היעילה ביותר להביע את רעיונותיך בתוך הארגון ומחוץ לו. עצות אלו ייסעו לך להחליט מתי וכיצד להביע עצמך בכתב:

* כתוב מזכרים של תוכנית פעולה בהם יצוין מי אתה רוצה שיעשה מה, עד מתי, באיזו עלות ומי צריך לדעת על כך, מתי.

* הימנע מתקשורת כתובה כאשר אתה מנסה לשכנע לאחרים. הדרך הטובה ביותר לעשות זאת היא פנים אל פנים.

* הימנע מתקשורת כתובה כאשר אתה מנהל מו"מ עם אחרים בדבר מחיר, משכורת או כל נקודה אחרת. עליך להיות נוכח במקום.

* הימנע מתקשורת בכתב כאשר אתה עוסק בחומר סודי. העלאת דברים בכתב מנציחה אותם. לעולם אין לדעת לאן יגיע הכתוב.

* הימנע מתקשורת בכתב כאשר אתה בודק המלצות עובדים. אנשים יהיו פתוחים יותר כאשר ישוחחו אתך ישירות.

* הימנע מתקשורת כתובה כאשר אתה מנסה להבהיר תפקידים. כאשר מישהו מנסה לפלוש לתחום אחריותך וסמכותך, היפגש אתו; עליכם להסכים מי אחראי למה. לאחר מכן אשרו במזכר את הדברים לגביהם הגעתם להסכמה.

* נהל תקשורת בכתב כאשר מדובר בפרטים מסובכים שהאחרים צריכים לזכור.

* נהל תקשורת בכתב כדי לאשר הסכם שהגעת אליו בישיבה או בטלפון.

* נהל תקשורת בכתב כאשר אתה משנה מדיניות או נוהל מסוים.

* נהל תקשורת בכתב כאשר נחוץ לך לשמור רישום.

* הימנע מהפרזה בכתיבת מזכרים. הרם את שפופרת הטלפון וקבל תשובה במקום.

* אל תהיה פרפקציוניסט המבקש טיוטות רבות ממכתב או דוח. המכתב או הדוח לכשעצמם אינם מהווים את המטרה הסופית; זהו אמצעי בלבד להגיע למטרה.

* השתמש במכתבים סטנדרטיים: טפסים מודפסים עם מקום לתשובה ועותקים שיתויקו אצלך ואצל המקבל. מלא את הטפסים באופן ידני, למען המהירות וחוסר הרשמיות.

* ענה תשובה למזכרים ותכתובת שגרתית על גבי המקור שנשלח אליך. אם אתה זקוק לעותק בתיקך, צלם זאת במכונת הצילום והחזר את המקור לשולח.

* השתמש במעטפות חלון, כך לא תצטרך לכתוב או להדפיס כתובת יותר מפעם אחת.

* השתמש בציוד עיבוד תמלילים שחוסך זמן. במכונת כתיבה יש להדפיס מחדש דפים שלמים כדי להכניס תיקונים קלים.

* הגבל דוחות למקסימום של חמישה עמודים. כך תכריח עצמך לדייק בדבריך.

* הגבל מזכרים לעמוד אחד. אם המזכר ארוך יותר, סימן שאינך מתרכז בעיקר והמקבל לא יהיה מוכן לקרוא את המזכר.

* הפסק לכתוב מכתבים. במקום מכתבים שלח הודעות.

* שבץ תרשימים פשוטים כדי לתאר את הנקודה שאתה מנסה להאיר.

* נהל יומן תקשורת בכתב ובו יועברו הודעות בין העובדים, במשמרות שונות. כל אימת שניתן, יש לקיים דיון פנים אל פנים לחיזוק התקשורת.

* כאשר יש נהלים חיוניים שאתה מצפה מעובדיך להיצמד אליהם, תעד נהלים אלו בכתב.

* תרגל זיהוי מידע חשוב והתעלמות ממידע שאינו נחוץ לך.

* השתמש בלוח מודעות כדי להעביר מידע כללי. כך לא יהיה מישהו שירגיש מחוץ לתמונה.

* השתמש במחשב אישי ובמעבד תמלילים כדי לכתוב ראשי פרקים, דוחות ומכתבים.

* השתמש בטפסי נייר כימי או בעותקים עם נייר קופי כדי ליצור עותק אוטומטי בעת כתיבת הודעה.

* במקום לכתוב מזכרים ומכתבים ולהגיש למזכירתך לצורך הכתבה, הכתב לה.

* הכן כמות של מדבקות כתובת מוכנות לאנשים אליהם אתה כותב באופן קבוע. אתה פשוט מקלף את המדבקות ומדביק על גבי החומר שאתה שולח לאותו אדם.

* במקום נוח לגישה, החזק כתובות חשובות בהן אתה משתמש לעתים קרובות.

* כתוב דברים בדרך מסודרת וללא קשקושים, כדי למנוע בלבול, טעויות ואי-הבנות.