איך ליעל את
התקשורת המילולית שלך
כושר ביטוי ותקשורת מילולית יעילה הינם מרכיבים
חשובים בנוסחת ההצלחה בניהול. הסיפור הבא ממחיש נקודה זו.
שני אחים נהגו לקנא מאד האחד במעשי השני וכל אחד ניסה תמיד להראות שהוא בעל
יכולת גדולה מרעהו. בערב חג מולד אחד, האח המבוגר רצה לקנות לאימו את המתנה
הגדולה ביותר שקיבלה אי פעם, לכן קנה לה מכונית חדשה.
כאשר האח הצעיר שמע שאחיו קנה לאימו מכונית חדשה, הוא החל מיד לעבור בכל
החנויות כדי למצוא משהו מרשים עוד יותר ממכונית - משהו מאד מיוחד. לאחר חיפושים
רבים הוא מצא לבסוף את המתנה המושלמת. אדם אחד בילה שנים רבות באילוף התוכי שלו
והצליח ללמד אותו לדבר בשבע עשרה שפות. אדם זה היה מוכן למכור את התוכי, המחיר
שדרש היה 10,000 דולר.
האח השני החליט שהוא חייב לתת את התוכי הזה לאימו. זה בטח יאפיל על מתנתו של
אחיו, הוא חשב. הוא אסף את כל חסכונותיו ושילם לאיש 10,000 דולר, אחר כך הוא
ארז את התוכי ושלח אותו לאימו.
בבוקר חג המולד האח הצעיר התקשר לאימו ושאל אותה, "נו אמא, איך מצאה חן בעיניך
הציפור?"
"או, היא היתה מאד טעימה, תודה רבה לך בן", היא השיבה לו.
"אלוהים אדירים, אמא, את לא היית אמורה לאכול אותה. זו היתה ציפור בשווי 10,000
דולר ", הוא הסביר בהתרגשות, "היא ידעה לדבר בשבע עשרה שפות!".
"אתה מדבר ברצינות?", הגיבה האם, "אז למה לעזאזל היא לא אמרה שום דבר?".
כן, לא מספיק להיות חכם ומוכשר, צריך גם לדעת לתקשר עם האחרים, תקשורת מילולית
היא חשובה. אנשים רבים עמם אתה בא במגע יגיבו לתקשורת מילולית יותר מאשר
לתקשורת כתובה. הנה שורת עצות ורעיונות אשר יסייעו לך לשפר את כישורי התקשורת
המילולית שלך:
* בתחילת הדיון נקוט עמדה נחושה. הבהר את הגורם לדיון או מטרתו.
* הענק משוב לאחרים, גם אם אינם מבקשים זאת. כך תוכל לגלות חוסר הבנות לפני
שתיווצר בעיה.
* הבא לידיעת האחרים את תוכנית הפעולה. בעת העברת מידע לאחרים, הבהר מי יעשה
מה, עד מתי, באיזו עלות וכן, מי צריך לדעת על זאת, ומתי.
* בעת האזנה לאחרים, המחש לעצמך בדמיון על מה הם מדברים. הדבר יקל עליך להיזכר
במידע במועד מאוחר יותר.
* אם אתה מאזין לדברים מתוך כוונה להעבירם לאחרים, ההאזנה שלך צריכה להיות
עמוקה במיוחד.
* בעודך מאזין לאדם אחר, רשום הערות.
* בעת וועידה תגלה כי אתה מסוגל לזכור מידע טוב יותר אם תרשום הערות.
* רכז 100% מתשומת הלב שלך באדם המדבר אליך.
* צמצם עד למינימום שיחה לבטלה. שיחה קלילה מסייעת אמנם ליצירת אווירה רגועה
ויחסים טובים, אולם היא אינה מתמקדת במטרותיך.
* תמוך דבריך באמצעי המחשה חזותיים, כגון: טבלאות, תרשימים, שקפים וכו'. אמצעים
חזותיים נקלטים טוב יותר ומחזקים את טיעוניך.
* לפני שתאמר דבר מה, חשוב עליו. שרבט מלות מפתח על מפית, נייר טיוטה או החלק
האחורי של מעטפה; לאחר מכן שא דבריך.
* בקש משוב מאחרים. בקש מהם להסביר במלים שלהם מה הם עומדים לעשות או כיצד הם
מפרשים את דבריך.
* כאשר אתה מבקש משוב, אל תשאל, "אתה מבין?" התשובה לשאלה זו היא תמיד "כן". כל
אחד מבין משהו, אבל לא תמיד השני מבין את כוונתך.
* כאשר אתה עומד לשאת דברים במעמד רשמי, ארגן את מחשבותיך וסדר לך ראשי פרקים.
כאשר תדבר, היצמד לראשי הפרקים.
* בדברך בפני אחרים, הימנע משימוש בז'רגון או במלים מקצועיות המוכרות רק בחברה
שלך.
* כדי לעצור שטף שאלות מאדם אחר, הצג שאלה בעצמך; לדוגמא, אם האדם השני שואל
"כמה זה יעלה?" השב לו, "אם אוכיח לך שזה יתן לנו החזר של 30% על ההשקעה, האם
תתמוך בפרויקט?"
* אל תרוץ קדימה בדיבורים. הקדש את הזמן הדרוש כדי להבהיר עצמך. כך תמנע
אי-הבנות.
* השתדל ליזום שיחות עם אנשים בארגון. אם לא תדבר אתם לא תוכל לדעת מה באמת
קורה.
* בקש מאנשים לעשות דברים במקום לצוות עליהם.
* אל תניח כמובן מאליו שאתה מבין על מה האדם האחר מדבר. לא תבין עד שתקבל ממנו
משוב.
* דבר לטייפ שלך בשעת נהיגה. כך תוכל לתרגל את הדברים שתאמר בישיבה. הקשב לעצמך
ותרגל שוב.
* כאשר משהו אינו מובן לך, שאל גם אם השאלה נראית טפשית. מוטב להיראות שוטה
למשך חמש דקות מאשר לתהות תמיד מבלי להבין. נהוג לומר כי קל יותר לטפל ב"שאלה
טפשית" מאשר ב"טעות טיפשית".
* ענה על שאלות באופן ישיר ואל תאריך במלים. כאשר מישהו שואל אותך מה השעה, אל
תספר לו כיצד בנוי השעון.
* היה נעים הליכות כלפי האחרים, כפי שאומר הפתגם, "אפשר לתפוס יותר זבובים בדבש
מאשר בחומץ".
* כאשר יש לך "תחושה" מסוימת כלפי אדם אחר, או מה שהוא אומר, אל תשמור את זה
בבטן; השמע דעתך בבירור.
* אם אתה מתקשה להעביר מסר מסוים, צייר תמונה או איור.
* לאחר מתן הנחיות בעל פה, צרף להן מזכר מאשר ובו אותו מידע.
* כאשר אינך בטוח ב100%- לגבי ההנחיות, שאל שאלות עד שתבין היטב את ההוראות.
* תקשר עם אחרים בפתיחות, באופן ישיר ומיידי. אמור לאחרים מה אתה צריך מהם ושאל
מה תוכל לעשות למענם.
* המנהלים הטובים ביותר הם אלו המסוגלים לשאול את השאלות הנכונות, לגלות את
הפוטנציאל הטמון באלה העובדים למענם, לגרום להם לנצלו ולגרום לעובדים לחשוב שהם
העלו את הרעיונות מעצמם.
* שאף להגיע לעיקר בשלוש דקות או פחות.
* שאל אדם המתלונן, "מה רצונך שאעשה?"
