איך ליעל את
שיחות הטלפון שלך
הטלפון הוא מכשיר ניהולי חשוב, ללא טלפון חיינו
העיסקיים היו הופכים קשים מנשוא. אולם, לפעמים הוא עלול גם להפריע. להלן רשימת
עצות ורעיונות שיסייעו לך לשפר את מערכת היחסים בינך ובין מכשיר הטלפון שלך:
* ערוך רשימה של כל שיחות הטלפון שאתה צריך לערוך. בצע את כל שיחות הטלפון
שתיכננת בפעם אחת. פעולת מיקבץ זו תסייע לך לצמצם עד למינימום את הזמן המבוזבז
במעבר בין פעילות אחת לאחרת.
* הודע לאדם האחר מהי מסגרת הזמן שלך. ציין כי תוכל לדבר במשך שלוש עד חמש דקות
שכן עליך לחזור לפרויקט אחר. הצד השני יכיר בכך שיש סיבה מוצדקת לקצר בשיחה.
* היזהר מהמלכודת של הפרזה בשיחות אישיות - שיחה שנקלעת אליה שלא במתכוון;
אנשים רבים נופלים בפח. מדי תקופה מסוימת בדוק האם שיחות הטלפון שלך יוצאות
משליטתך.
* מיד עם תחילת השיחה ציין את מטרתה. כך תכוון את הצד השני להשגת התוצאה
המבוקשת.
* השתמש במכשירי טלפון עם זיכרונות ותכנת את המספרים אליהם אתה מחייג בתכיפות
גבוהה.
* התרכז ב100%- בשיחת הטלפון ובאדם אליו טלפנת. אל תנסה לעשות שני דברים בבת
אחת. אתה עלול לאבד מידע חשוב ובו זמנית, לפגוע במערכת היחסים כיוון שהצד השני
יחוש שאינך מקדיש לו את כל תשומת הלב. בייחוד ילדים ובני-זוג מסוגלים להרגיש
במצב זה.
* בקש מאנשים המרבים להתקשר אליך, לרשום שאלות והערות שגרתיות. לאחר מכן יוכלו
להתקשר אליך פעם אחת בבוקר או אחר הצהריים כדי לבדוק בפעם אחת את כל הנושאים
שהצטברו ברשימתם.
* לאלו המרבים בדיבור בטלפון, ספר כי תוכל להקדיש שתי דקות נוספות ואחר כך עליך
להתפנות לפרויקט אחר.
* אפשרות אחרת היא לומר לאדם המרבה בדיבור כי תוכל להקדיש לו שתי דקות נוספות,
אבל תוכלו להמשיך את השיחה בהזדמנות אחרת. למשל, בארוחת הצהריים או אחרי
העבודה.
* דרך אחרת לסיום שיחה היא לבקש את מספר הטלפון של הצד השני. כך אם יהיו לך
שאלות או רעיונות נוספים תוכל לצלצל אליו. רשום את מספר הטלפון של האדם ואמור
לו שלום.
* כאשר אדם מטלפן אליך ואתה חש שהשיחה אינה מובילה לשום מקום, בקש להגיע לנקודה
באמצעות השאלה: "לשם מה התקשרת אלי?"
* כדי למנוע חילופי טלפונים מבלי להשיג אחד את השני נהג בדרך הבאה. כאשר תטלפן,
השאר את שמך המלא. ציין את השם המלא של ארגונך והשאר את מספר הטלפון שלך. הודע
מה השאלה שלה אתה מחפש תשובה או מהי סיבת ההתקשרות. השאר סיבה משכנעת להחזיר לך
צלצול. לסיום, ציין מהו טווח הזמן שבו ניתן להשיגך.
* כאשר ידוע לך כי עליך להחזיר צלצול לאדם מסוים, קבע מועד לשיחה. בשיחה ראשונה
עם האדם, קבע תאריך וזמן שבו תוכלו שניכם להיפגש שנית. רשום זאת ביומן הפגישות
שלך.
* אשר פגישות בטלפון. אתה עלול לגלות כי חל שינוי במיקום או בזמן או שהפגישה
בוטלה. אם יש לך מזכירה היא תוכל לעשות זאת למענך.
* מיין את השיחות הנכנסות. לא כל אחד יכול להנות מיתרון זה. אם אתה חייב לספק
כל מידע נדרש, ענה לטלפון. יחד עם זאת, אם מישהו אחר יכול לתת אותו מידע, תוכל
להנות מכך שאדם זה ימיין עבורך את שיחות הטלפון.
* עליך גם למיין שיחות יוצאות. בדוק האם אדם אחר בארגון מתאים יותר לענות על
אחדות מהשיחות שקיבלת.
* כאשר ניתן, נתב שיחות לאנשים היכולים לסייע למטלפנים טוב יותר ממך.
* לפני שתיסע כדי לרכוש פריט מסוים, או תשלח מישהו אחר לעשות זאת, טלפן כדי
לוודא שהפריט אכן נמצא במלאי.
* כאשר אתה משוחח בטלפון הישאר לעמוד, כך תקצר בשיחה.
* צמצם את זמן השיחה או הפטפוט בטלפון.
* לפני שתעבור לצד השני של המפעל או המשרד, טלפן כדי לוודא שהאדם שאתה רוצה
לפגוש אכן נמצא במשרדו.
* תכנן מה תאמר בשיחת הטלפון שלך. שרבט רעיונות עיקריים על נייר טיוטה.
* חבר את הטלפון שלך לכבל מאריך. כך תוכל לנוע בחדר בעת שיחה.
* כאשר אתה מטלפן לכמה מספרי טלפון החוזרים על עצמם, השתמש בחייגנים אוטומטיים
כדי לחסוך בזמן.
* הצב את מכשיר הטלפון כך שתצטרך להתרחק מהפרויקט הנמצא על שולחנך, כאשר אתה
עונה לטלפון.
* דאג להכשרה יעילה של טלפניות. זכור, הן יוצרות את הרושם הראשון לגבי ארגונך.
* הקלט עשרים משיחות הטלפון שלך; לאחר מכן חזור והאזן להן כדי לעמוד על מנהגיך
בשעת שיחה בטלפון.
* כאשר תאזין לשיחות הטלפון המוקלטות שלך, ברר אם אתה אכן זה שמסיים את השיחה
ואינך מאריך בה.
* שאל את עצמך האם אתה גם מאזין טוב? האם אנשים מטלפנים אליך כדי לספר לך על
בעיותיהם? אם אינך רוצה לקבל שיחות כאלה במהלך שעות העבודה, תוכל לשלוט במצב.
ספר למטלפן כי עליך לעשות דברים אחרים.
* נהל יומן טלפונים במשך שבוע מלא. רשום מי טלפן, מדוע טלפנו בזמן הרשום. עבור
על היומן וחפש תחומים בעייתיים.
* החזק שעון עצר, קרוב לטלפון. כך תהיה מודע למשך השיחה.
* כאשר אתה מקבל מידע חשוב מאדם אחר, רשום תמיד את מספר הטלפון שלו כדי שתוכל
לחזור ולטלפן אליו.
* בקש מעמית לעבודה לענות לטלפון במשך שעה מדי יום. כך יפחת מספר ההפרעות. תוכל
לגמול לו על ידי מענה בטלפון שלו למשך שעה.
* על שולחן המזכירה השאר פתקאות להודעות לגבי כל אדם שהמזכירה עונה לטלפונים
שלו. כך תחסוך ריצות בין שולחנות העבודה. כאשר אנשים אלו יחזרו, הם ילכו לשולחן
המזכירה ויקחו משם את הודעותיהם. בו-זמנית, יש להודיע למזכירה כי האדם שנעדר
חזר למשרדו.
* לעתים תהיה חייב לנתק את הטלפון כדי להקצות לעצמך פרק זמן ללא הפרעות.
* השתמש במזכירה אלקטרונית. כך תוכל לקבל הודעות בזמן היעדרותך או כאשר אינך
רוצה לענות לשיחות.
* השתמש בטלפון אלחוטי לשם ניידות מירבית באיזור העבודה.
* אם אינך מחזיר שיחה של אדם שביקש מידע, האם המטלפן יוכל למצוא מידע זה במקום
אחר? אם כן, האם עליך להימנע מלהחזיר את השיחה?
* כאשר אתה רוצה שידיך יהיו חופשיות, השתמש באוזניות טלפון או במכשיר המאפשר
שיחה ללא הרמת השפופרת.
* צמצם עד למינימום התבדחויות בטלפון. הגבל עצמך לבדיחה אחת בשיחה.
* נהל יומן טלפון לרישום שיחות מעקב על שיחות קודמות.
* בקש מלקוחות להשאיר הודעות מפורטות ואינפורמטיביות, בעת היעדרותך. תוכל לתת
להם שירות טוב יותר ולצמצם את חילופי השיחות ביניכם.
* בקש מאנשיך לנהל, במידת האפשר, את כל שיחות החוץ אחרי שעה 13:00. בשעה זו
התעריפים נמוכים יותר מאשר בשעות הבוקר.
* כאשר יש להעביר באופן סדיר מסמכים חשובים בין משרדים, השתמש בפקס.
* כאשר אתה חייב לזכור להתקשר לאדם מסוים, הצמד הודעה בעניין זה למכשיר הטלפון
שלך.
* כאשר אתה מצוי בלחץ זמן, החזר רק שיחות חשובות, בהתבסס על ההודעה שהשאיר
המטלפן.
* כדי לסיים שיחה, קטע עצמך בעודך מדבר, במקום לקטוע את הצד השני.
* תכנת את הטלפון שלך כך שהשיחה תעבור למרכזנית או למזכירה, אחרי שלושה
צלצולים.
* במקום נוח לגישה, שמור רשימה של טלפונים הנדרשים בתכיפות גבוהה.
* כאשר הצד השני מאריך בדיבור שאל, "מה אתה מבקש שאעשה?"
* למד את מי שמקבל הודעות לבקש ולקבל הודעה מפורטת.
