איך להתמודד עם
עבודת ניירת
האם הצעירה התפנתה סוף סוף לכמה דקות של מנוחה
ורגיעה לאחר יום עבודה מתיש. אבל לבתה הקטנה היו תוכניות אחרות עבורה.
"אמא, תקראי לי סיפור", ביקשה הקטנה.
"תני לאמא כמה דקות לנוח ולהרגע ולאחר מכן אקריא לך סיפור בשמחה", ביקשה האם.
אבל הילדה הקטנה התעקשה, היא רצתה שאמא תקריא לה סיפור, עכשיו. לפתע הבריק
בראשה של האם רעיון, היא תלשה את דף הכריכה האחורי של מגזין שקראה. הוא הכיל
מפה צבעונית של העולם על עמוד שלם. היא קרעה את העמוד לכמה פיסות נפרדות, הגישה
את פיסות הנייר לבתה וביקשה ממנה לחבר את התמונה מחדש בסדר הנכון ואז תקריא לה
סיפור. זה יתן לי מספיק זמן כדי לנוח, חשבה לעצמה האם.
לא עברו שלוש דקות והבת הכריזה כי השלימה את פרויקט הפאזל שלה. להפתעתה הרבה,
מצאה האם את מפת העולם מורכבת בשלמות. כאשר שאלה את בתה איך הצליחה לעשות זאת
מהר כל כך, הסבירה הילדה כי על הצד השני של הדף היתה תמונה של ילדה קטנה. "את
רואה, אמא, כאשר סידרתי את התמונה של הילדה הקטנה, כל העולם הסתדר".
מנהלים רבים מתלוננים על ריבוי עבודת ניירת. יש דרך לבצע עבודת ניירת ויש דרך
לבצע עבודת ניירת. עם קצת מחשבה, הילדה הקטנה מן הסיפור שלמעלה התגברה על
"עבודת הניירת" שלה לא רע.
בין אם הדבר מוצא חן בעיניך או לא, עבודת ניירת הינה חלק בלתי נפרד מעולם
הניהול והעסקים. מה שאתה כן יכול לעשות הינו לשאוף לבצע את עבודת הניירת שלך
בדרך היעילה ביותר, הנה כמה רעיונות שיעזרו לך בזה:
* לעולם אל תטפל בניירת בסדר שבו היא מופיעה בסל הדברים הנכנסים. מיין וסדר לפי
קדימויות.
* שקול מיון הניירת בארבע קבוצות לפחות: קבוצה מס' 1 - דברים שאתה חייב לעשות
אתם משהו עכשיו או אחר כך; קבוצה מס' 2 - חומר שעליך לקרוא; קבוצה מס' 3 -
דברים שאתה עומד לשלוח לאחרים; וקבוצה מס' 4 - לפח האשפה.
* אחרי המיון, טפל בכל פיסת נייר בקבוצה מס' 1 פעם אחת בלבד.
* רשום תשובה לאדם מסוים על גבי המכתב או המזכר ששלח לך. צלם עותק עבורך במכונת
הצילום שבמשרדך; לאחר מכן שלח את המקור חזרה לאדם זה. כך תוכל לחסוך את זמן
ההדפסה הרשמית.
* בדוק האם כדאי להשתמש ב"דואר אלקטרוני" כדי לצמצם את עבודת הניירת והעומס
הטלפוני.
* תן לעוזרך או למזכירתך לנסח תשובה על פי רעיונות, או תמצית שתכתיב או תמסור
להם.
* הכן לך תגובות סטנדרטיות לבקשות שיגרתיות המגיעות אליך.
* כל אימת שהדבר אפשרי הנח לאחרים לעשות עבורך את עבודת הניירת, לא רק מזכירות
ועוזרות, אלא אולי גם אנשי מכירות וספקים.
* שעה שאתה קורא חומר בפעם הראשונה קווקו והדגש רעיונות חשובים.
* כאשר אתה קורא מכתבים, קווקו בקשות לפעולה. כך תוכל להתמקד בפעולה שתנקוט.
* השלך הצידה כל דבר שתוכל, במיוחד אם אינו קשור להשגת יעדיך.
* בעודך חושב על פרויקט, הקלט את מחשבותיך.
* בקש שיורידו אותך מרשימות תפוצה פנימיות המביאות לך דואר בלתי רצוי.
* בקש שיורידו אותך מרשימות תפוצה מסחריות המביאות לך דואר בלתי רצוי. הסר את
מידבקת הכתובת שלך מן המכתב והחזר לשולח תוך ציון הערה כי אינך מעוניין בנושא
ואתה מבקש שלא ישלחו לך עוד חומר בנושא.
* קנה לך פח אשפה גדול יותר, וודא שאתה משתמש בו.
* אם טרם זרקת את מכתבי הפרסום והפרוספקטים שאתה מקבל, אגור את כל דואר ה'זבל'
למשך חדש אחד; ואז בזמן שאתה עייף מידי לבצע עבודה אחרת, פשוט עבור בפעם אחת על
כל הדואר הזה ו'סגור עניין'.
* בטיפול בניירת עומדות בפניך ארבע אפשרויות עיקריות: "לזרוק לפח, להעביר
לטיפולו של מישהו אחר, לפעול בעצמך או לתייק.
* לעולם אל תפיץ דואר 'זבל' בתוך הארגון.
* ניירת בלתי מטופלת, בדומה לארנבות, מתרבה במהירות עד כי היא ממלאת כל מקום
פנוי. לכן, אל תתן לניירת הבלתי מטופלת להתרבות, טפל בה מייד.
* בקש מהעוזר/ת שלך או ממזכירתך שיפתחו עבורך את הדואר וימיינו אותו בערימות
לפי קדימות. שניכם תחליטו יחד מראש על הסדר המתאים.
* נהל "מלחמה" כנגד הניירת במחלקה ו/או בארגון. סלק טפסים מיותרים ככל שתוכל.
* בקש לא להופיע ברשימת ניתוב, אלא אם כן הדבר הכרחי.
* הצב לך מטרה אישית להיפטר מטופס אחד מדי חודש.
* השתמש ברשימות ניתוב קיימות כדי להפיץ מזכר ובו תשאל מי רוצה לרדת מהרשימה.
כך תוכל לצמצם את מספר העותקים להפצה.
* במהלך הפצת עותקים של דו"ח, הכנס פתק ובו תשאל מי אינו רוצה לקבל עותקים
בעתיד.
* לגבי כל טופס בו תשתמש שאל, "האם הארגון ימשיך להתקיים גם אם לא נשתמש בטופס
זה?" אם התשובה חיובית, היפטר מהטופס.
* חפש דרכים לאחד טפסים נפרדים. כך תפחית את כמות הניירת הזורמת בארגון.
* מישהו הציע תוכנית לטיפול מהיר בניירת בשם, 'תפוז': תייק זאת; פעל בנדון
וזרוק.
* אם אתה מתקשה לטפל בכל פיסת נייר פעם אחת בלבד לאחר המיון, עשה לך הרגל לסמן
קו קטן בפינה הימנית העליונה בכל פעם שאתה מוציא נייר זה. כאשר תראה את מספר
הקוים על גבי הדף, תבין כמה זמן ביזבזת על אותו נייר בודד.
* הנח למזכירתך לחתום במקומך על דברים שיגרתיים, כגון, טופס חשבון ההוצאות שלך
או נוסחים שגרתיים של מכתבים.
* בקש ממזכירתך או העוזר/ת שלך למיין את הדואר ולסדרו בתוך קלסרי תיוק בצבעים
שונים. לאחר מכן יניחו על שולחנך את התיק בעל הקדימות העליונה. שאר הנושאים
יהיו מרוחקים ממך ויפחת הפיתוי לטפל בהם לפני הנושא הדחוף.
* שקול עיצוב טפסים להנחייה ולארגון של נהלים מיוחדים כגון, איסוף מידע או
צעדים חשובים שיש לנקוט.
* בקש ממזכירתך להשליך עותקים כפולים של חוברות וקטלוגים, כדי שישאר לך עותק
אחד בלבד בו תעיין.
* לצורך מזכרים שגרתיים וחוזרים על עצמם, שמור עותק שעליו ניתן להדפיס תאריכים
וזמנים חדשים. כך תחסוך שכתוב מחדש של דברים.
* השתמש בהכתבות באמצעות מכשיר הכתבה או טייפ במקום לנסח מכתבים ביד. אחר כך
מסור את הקלטת לכתבנית. הדיבור מהיר פי שניים מן הכתיבה, כך אתה חוסך מחצית
מהזמן המוקדש לנושא.
* בסוף היום, עבור במהירות על החומר שבתא הדואר שלך. קרא רק את הדברים החשובים
והשלך לפח את השאר.
* אם אינך עובד על פיסת נייר שעל השולחן, סימן שעליה להיות במגירת התיוק, בדרך
למישהו אחר או בסל האשפה.
* אל תניח לניירות ל'התנחל' על שולחנך. הכנס בהם תנועה.
* השתמש במחשב ובמעבד תמלילים כדי ליצור.
* הרכב מכתבים מודולריים: מכתבים בעלי נוסח כללי שניתן לשבץ בהם שינויים מעטים
בלבד ללקוחות המבקשים מידע בסיסי.
