איך לעצב את יחסי הגומלין מנהל/מזכירה

צוות יעיל של מנהל/מזכירה הוא משאב ארגוני בעל ערך רב. טיפוח מערכת יחסים זו תשפר את הפריון. הנח למזכירה או לעוזר/ת שלך למלא תפקיד של סגנך/סגניתך ולהתחלק באחריות להשגת יעדי המחלקה, במקום להיות עבד הממלא את מוצא פי אדונו. כבוד הדדי וחלוקה בעבודת הצוות מקלים על העבודה בצוות ומשפרים את האפקטיביות הניהולית.

הנה כמה רעיונות ועצות אשר יעזרו לך ליעל את עבודתך עם המזכירה או העוזר/ת שלך:

* מדי יום, קבע פגישת עבודה לצוות הזוגי, בהיעדר תיאום זה עבודת הצוות תשתבש.

* המזכירה צריכה לקבוע מסגרות זמן קצרות יותר לפרויקטים, מאלו שקובע המנהל.

* בהסכמת המנהל, המזכירה יכולה למיין פניות ומזכרים בעלי חשיבות משנית.

* מדי יום, על המנהל והמזכירה להשוות את רשימת הדברים לביצוע. כל אחד יודיע לשני מהו הפריט בעל העדיפות העליונה ברשימתו.

* המזכירה תנהל רשימת שאלות למנהל ולהפך. במקום להפריע בכל פעם שיש שאלה או בקשה, יש לאסוף רשימה של פריטים אחדים על גליון נייר. כל אחד ירשום את שם השני על גליון הנייר. לאחר מכן יקראו לאדם האחר כדי לדון בפריטים שברשימה. הדבר יפחית את מספר ההפרעות וישפר את יעילות הצוות.

* יש לנהל דפי פרויקט לגבי פרויקטים חשובים: דף עם שם הפרויקט בחלק העליון. בכל פעם שתחשבו על דבר מה הנוגע לפרויקט, שרבטו הערה על הדף המתאים. כך תארגנו את המחשבות במקום לחפשן במועד מאוחר יותר.

* נהלו ישיבות משותפות לליבון מצבים המשפיעים עליכם. כך תיצרו אתגר לחשיבה, תשפרו את שיתוף הפעולה ותעדכנו איש את רעהו בו זמנית.

* התעדכנו בנוגע לדברים המצויים ברשימת ה"דברים לביצוע" של הצד השני. כך תוכלו לסרב לבקשות נוספות מחוץ לצוות. תהיו מודעים כל העת לדברים שהצוות עובד עליהם.

* תפקיד המזכירה לעדכן את רשימת ה"דברים לביצוע", בכתב. יש להציב ברשימה קדימויות נכונות לרגע זה. כאשר המנהל יבקש ממך להפעיל מאמצים לגבי פרויקט אחר, שאלי היכן משתבץ פרויקט זה במסגרת רשימת הקדימויות הנוכחית.

* כל חבר בקבוצה ינהל יומן אישי. המזכירה תודיע להם מדי יום על שינויים בפגישות.

* המזכירה תרשום ביומן האישי של כל אחד, זמן לפגישה אתה. במהלך פגישה זו, יש לעבוד על הפרויקט הנמצא בקדימות עליונה.

* המזכירה תנהל רשימת תזכורות, או תיק יומי או מערכת קבצי מעקב. כך ניתן לתייק תיקים עד לתאריך הטיפול בהם. כל אלו יאפשרו למזכירה לנהל תזכורות לגבי דברים מיוחדים שיש לבצע בימים מסוימים.

* יש לקבוע נהלי פתיחה סטנדרטיים, לפעילויות חיוניות. הדבר יבטיח עקביות בטיפול בענין וכן יאפשר ביצוע העבודה בהעדרך וכאשר מישהו ממלא את מקומך.

* הכירו בערך המשוב ובהרגל להעניק משוב באופן הדדי, גם אם האדם האחר אינו מבקש זאת. התקשורת תשתפר ויפחתו אי ההבנות.

* חברי הצוות צריכים להסכים ביניהם כי במקרה שמישהו אינו מבין את ההוראות, מותר להמשיך ולשאול שאלות עד להבהרת ההוראות.

* הימנע מהעברה חפוזה של תקשורת בצוות. הקדש זמן להבהרת הנושא. שניכם עובדים כדי להשיג אותן מטרות של המחלקה והארגון.

* נהג בנועם הליכות. הקלילות מסייעת לביצוע דברים בעוד שרצינות ורשמיות חונקות יצירתיות.

* רשום הערות במלואן ובמדויק. כך המזכירה תוכל לדעת מה לענות לאנשים או לפחות, המנהל יקבל מספיק מידע והוא יוכל להתכונן לתשובה שישיב כאשר יחזיר צלצול לאדם שהשאיר הודעה.

* על שולחן המזכירה יש להקצות פינה להודעות המנהל. כאשר תחזור ותיקח את ההודעות ממקומן, המזכירה תדע שחזרת למשרד.

* המזכירה יכולה לצפות משברים עבור המנהל. יתכן כי המנהל לא צפה את התקרבות המשבר. באמצעות דיונים יומיים ניתן לחלוק מידע חשוב.

* כיוון ששניכם עובדים על אותו פרויקט, עליכם לדון ביניכם בכל הרעיונות להתמודדות עם מצב משבר.

* אחת לתקופה מסוימת, הבהירו לעצמכם שנית מהם יעדי המחלקה והצוות. הדבר מסייע לשניכם להתמקד ביעדים.

* קבעו יחד את מטרות הצוות והמטרות של כל אחד מכם באופן אישי. כך תוכלו לכוון מאמציכם בכיוון הנכון.

* מנהלים, דברו למזכירה באמצעות ציוד הכתבה. תוכלו להעביר הוראות ומידע מוכתב מבלי להפריע לה בעבודתה. כמו כן, המזכירה תוכל להאזין להכתבה בזמן הנוח לה במשך היום ולהשמיע שוב את ההקלטה אם יש צורך.

* השתמש בציוד הכתבה במקום להכתיב למזכירה באופן ישיר. ההכתבה יעילה בהרבה לשניכם.

* יש להגיע להסכמה בדבר פורמטים סטנדרטיים לדוחות או מכתבים. כך תוכלו לחסוך זמן. המנהל פשוט יוכל לבקש מהמזכירה להשתמש בפורמט מסוים לתשובה.

* יש לאפשר למזכירה להשתתף באופן סדיר בימי עיון שנועדו לעדכן ולשפר כישורי מזכירות וארגון.

* בקש מהמזכירה לאשר עבורך פגישות לפחות יום אחד מראש.

* יש לעבור באופן סלקטיבי על ההודעות שהתקבלו. אם המנהל באמת מוכרח לתת מידע אזי יש צורך במיון מזערי, אם בכלל. אם בכל זאת אחרים יכולים לספק את המידע המבוקש, יש למיין את ההודעות.

* מדי יום הגנו איש על רעהו מפני הפרעות למשך שעה. בפרק זמן זה תוכלו לעבוד ללא הפרעה על הפרויקט החשוב ביותר שלכם.

* המזכירה צריכה לעשות הזמנות לנסיעה במקום שהמנהל יבזבז את זמנו למטרה זו.

* מנהלים, יש להודיע תמיד למזכירה מתי אתם יוצאים, היכן תהיו ומתי תחזרו.

* מייני את חומר הקריאה המופנה לשולחן המנהל, כך שרק חומר רלבנטי יגיע אליו.

* לעולם אין להתפרץ במצב בעייתי. הדבר גורם לבעיות נוספות ומונע פתרון כיוון שאיש אינו רוצה לעבוד עם אדם המתנהג בצורה כזו.

* יש להסכים על דרגת השלמות הדרושה לפרויקט. האם יש לבצעו באופן מושלם או שביצוע "נאות" יספיק?

* כאשר מגיע מידע חדש המתייחס לפרויקט או החלטה, המזכירה יכולה להשאיר למנהל הודעה בעניין זה. הדבר ימשוך את תשומת הלב של המנהל ויפנה את מחשבתו לפרויקט.

* לעולם אין להפנות האשמות לחבר אחר בצוות. יש להתמקד תמיד בבעיה ובפתרונה. עבדו יחד כדי להתגבר על בעיות וללמוד דרכים טובות יותר להשיג מטרות הדדיות.

* הימנע מלבקש מהמזכירה לבצע עבורך דברים אישיים וחסרי חשיבות.

* תן למזכירה תמיד הזדמנות לדבר ללא חשש של לעג או ביקורת. שמור על פתיחות במערכת היחסים.

* בעת ביצוע שינויים שישפיעו על המזכירה, ערב אותה לפני יישום השינויים. הדבר יגביר את מחויבותה להצלחת העניין.

* עשה לך הרגל לבקש מהמזכירה לבצע דברים במקום להורות לה. הדבר מסייע לטיפוח מערכת היחסים.

* כאשר אתה מבקש מהמזכירה לעבוד על פעילות מסוימת, הסבר לה איזה חלק מהווה פעילות זו בפרויקט הכולל. כך תוכל להשיג התמקדות לטווח ארוך בעת עבודה על פעילות שוטפת. כמו כן, כאשר מישהו מרגיש חלק מפרויקט חשוב, ההנעה שלו גבוהה יותר.

* נהל סקירת ביצועים באופן סדיר, לפחות אחת לשלושה חודשים. כך יוכלו חברי הצוות להישאר במסלול המוליך ליעדים.

* נהל באופן סדיר שיחות התפתחות עם המזכירה כדי להגדיר דרכים בהן ניתן לשפר את הצמיחה האישית של המזכירה מבחינת כישורים ומיומנות. סייע בהגדרת הדרכים להשגת מטרה זו.

* בקש מהמזכירה לנהל רשימה של ימי הולדת, ימי נישואין ותאריכים חשובים אחרים. כך תוכל לברך את עובדיך בכל אחד מתאריכים אלו. המזכירה יכולה להודיע לך מראש על תאריך חשוב וכך תוכלו להחליט איזה טקס לקיים או איזו ברכה תישלח.

* עליך להבהיר במפורש מי יעשה מה, עד מתי, באיזה מחיר, מי צריך לדעת על כך ומתי.

* בקש ממזכירתך להזכיר לך כאשר הפגישה עם מבקר מסוים נמשכת מעל 25 דקות. כך תזדרז לסיים את הביקור.

* התעניין בחיי המזכירה ומשפחתה. הדבר תורם להידוק מערכת היחסים. כך גם תוכל לחזות מתי עלולים לחול שיבושים בהתמקדות בעבודה.

* סמן בצבע נושאים שצוותך משתמש בהם באופן סדיר, כגון, תיקים, פריטים שיש לשמור מכוח החוק או צו ארגוני. כך קל יותר לנהל מעקב.

* אל תימנע מדיון עם מזכירתך בנוגע לבעית ביצוע מסוימת. בעיה שנותרה ללא דיון פוגעת בפרט, בארגון ובמערכת היחסים.

* הנח למזכירה לחלוק אתך בתפקידים במקום להטיל עליה משימות. היא שותפתך או חברת הצוות ואתם חותרים יחד להשגת היעדים. חשוב לחלוק דברים.

* תן למזכירה משוב חיובי והצע רעיונות יוצרים לשיפור. כך תחדיר בה רצון להשיג רמות ביצוע גבוהות יותר.

* בקש מהמזכירה לעודד אחרים לקבוע איתך פגישה. הקצה פרק זמן שבו מזכירתך יכולה לקבוע פגישות אלו באופן אוטומטי.

* תן למזכירות לעבוד כדי להקל עליך בביצוע עבודתך. תפקיד המזכירה הוא תמיכתי באופיו. הנח להן לעשות זאת כחברות בצוות ולא כמישהו מהחוץ.

* קבע סטנדרטים ברורים לביצוע או ציפיות בנוגע לפרויקטים מסוימים. המזכירה תוכל לדעת מה נדרש ממנה ולתקן עצמה, כדי להשיג יעדים אלו.

* עודד את מזכירתך להביא בפניך הצעות, חלופות והמלצות לפתרון בעיות. הדבר עדיף על פני העלאת בעיות נוספות בפניך.

* היה פתוח בהטלת חלקים מעבודתך על מזכירתך. הדבר ישחרר אותך לקחת על עצמך דברים חשובים יותר.

* חלוק במשימות בלתי רצויות שצריכות להתבצע. הדבר תורם להפחתת הטינה ולשיפור מערכת היחסים.

* חזק את הגישה של "אנו יכולים לעשות זאת יחדיו", במקום הישגים אישיים מבודדים.

* מפעם לפעם הקצה זמן כדי לדון באפקטיביות הצוות ולהחליף רעיונות כיצד ניתן להשתפר.

* תן למזכירה לעבור על היומן שלך, לבחון את היום הבא ולהחליט איזה חומר או מידע ידרש לך לקראת פגישות או פעילויות הצפויות למחר.

* סדרו דברים יחד, לפני שתעברו לפרויקט חדש.

* כאשר אתם חייבים לעשות משהו כעת, הסכם בתמורה לבצע דבר אחר למשך זמן מה. כך מזכירתך תוכל להתפנות למה שביקשת ממנה.

* נתחו יחד שגיאות ללא משוא פנים ושוחחו כיצד ניתן למנוע שגיאות אלו בעתיד.

* אנשים לומדים וזוכרים כיוון שהם משננים לעצמם דברים. הרשו לעצמכם להזכיר איש לרעהו דברים במתכוון. הדבר מחזק את הצוות ומסייע להצלחתו.

* סכם עם מזכירתך את שיטת המיון של הדואר הנכנס. כך תשתחרר מהפיתוי לטפל בפריטים בעלי קדימות נמוכה.

* הנח למזכירתך לנסח תגובות לפריטים, ללא עזרתך. בסופו של דבר תצטרך לחתום ואז תוכל לבקש ממנה להכניס שינויים.

* נסח טופס פשוט של בקשת עבודה. השאר מקום לשם הפרויקט, תאריך היעד ודרגת הקדימות של הפריט. כך תוכל מזכירתך לסדר פריטים בסדר מתאים, מבלי שתצטרך לעצור כל פעם ולשאול אותך.

* הנח למזכירה לחתום בשמך על פריטים שגרתיים כגון טפסים של חשבון הוצאות או מכתבים שגרתיים.

* תן למזכירתך להרגיש עד כמה היא חשובה בסיוע להשגת יעדי מחלקתך. הבע הערכתך בדרכים שונות של אמירת תודה.

* המזכירה יכולה לנסח טיוטות של דוחות ולהשאיר לך רק את מלאכת הליטוש.

* 80% מההחלטות שאתה מקבל הינם בענינים פחותי חשיבות. הסדר עם מזכירתך את מלאכת קבלת ההחלטות בענינים הפחות חשובים עבורך. קבע גבולות פעולה והנח לה לבצע זאת.

* עודד את המזכירה לדבר כאשר לדעתה הדברים שהיא מתבקשת לעשות אינם תורמים ליעדי מחלקתך.

* בעת פתיחת הדואר ומיונו לקבוצות על פי קדימות, בקש ממזכירתך להדגיש או לקווקו בקשות פעולה במזכרים הנמצאים בקבוצת העדיפות העליונה.

* כאשר מזכירתך עובדת על פרויקט חשוב עבורך, ענה במקומה לטלפון, כדי לא להפריע לה במהלך עבודתה.

* גלה רגישות לאמונות האישיות של המזכירה. ולא, אתה עלול שלא בכוונה לבקש ממנה לעשות משהו שיעליב אותה ויפגע במערכת היחסים.

* תן למזכירה לנהל פרוטוקול של הישיבה שבה השתתפת. כך תוכל להתרכז רק בישיבה תוך ידיעת הפרטים החשובים הנרשמים.

* היפגשו לזמן קצר בסוף היום כדי לדון בפריטים החשובים של יום המחר.