איך להכתיב מכתבים ומסמכים

הכתבת מכתבים ומסמכים במקום לכתוב אותם בעצמך הינה מרכיב ביעילות שלך. מדוע? כי זה חוסך זמן. הדיבור מהיר פי שניים מן הכתיבה, הכתבה יכולה להכפיל את פריון העבודה שלך בטיפול בניירת. היא גם חשובה מאוד בתחומים אחרים של עבודתך. במלה "הכתבה" בפרק זה הכוונה להקלטת דבריך על מכשיר הכתבה (דיקטפון) או מכשיר הקלטה על מנת שיפוענח אחר כך ויודפס על ידי המזכירה שלך או על ידי כתבנית.
הנה כמה רעיונות ועצות בתחום זה:

* קח אתך 'טייפ' המשמש להכתבות, לכל מקום.

* אם חל שינוי בלוח הזמנים שלך, הכתב מיד הודעה למזכירתך.

* כאשר עלה בראשך רעיון חשוב שאינו קשור לפרויקט שאתה עובד עליו, הקלט אותו מיד. כך לא תשכח אותו והוא יפסיק להסיח את דעתך.

* לפני הכתבה, שב לך רגע בשקט. במלים אחרות, חשוב לפני שתפתח את הפה. אם תיקח פסק זמן למחשבה, תמנע בלבול בפענוח ההכתבה.

* לפני הכתבה, ערוך לעצמך רשימה קצרה של ראשי פרקים לנקודות חשובות שעליך להעלות במזכר, מכתב או דו"ח. לאחר מכן היצמד לראשי הפרקים בזמן ההכתבה.

* בשעת ההכתבה, ציין סימני פיסוק במקומות המתאימים.

* עליך לסכם עם מפענח הקלטת כי מותר לו לערער על הפיסוק ולתקנו במקום שבו הפיסוק נראה שגוי בטקסט המודפס.

* איית מלים מיוחדות או שמות יוצאי דופן שיופיעו בהכתבה. זכור - ההכתבה צריכה להיות קצרה ופשוטה.

* כאשר תימצא בנמלי תעופה, על מטוס או בחדר המתנה, הכתב הערות, מזכרים, מכתבים ודו"חות.

* במהלך ישיבות, הכתב הערות אישיות על ידי לחישה ל'טייפ'.

* לאחר ישיבה, הכתב הערות או מזכרים לפני שתיכנס לישיבה הבאה.

* לאחר סיום פגישה עם לקוח, הכתב הערות או דו"חות לפני שתצא ממשרדו של הלקוח. כך דבר לא ישמט מזכרונך.

* אם השתתפת בישיבה ולא קיבלת פרוטוקול, הכתב מזכרי אישור לאנשים אתם תשתף פעולה. פרט, לפי מיטב הבנתך, מי עושה מה ועד מתי.

* לאחר הישיבות, הכתב הודעת תודה קצרה לכל המשתתפים.

* כשאתה חושב על שאלה הדורשת פתרון, התחל לדבר ל'טייפ'. העתק את ההקלטה למחברת מיוחדת. אחת לתקופה מסוימת עבור על השאלות שאספת. התשובות כבר יבואו מאליהן.

* בעודך חושב על פרויקט, הכתב רעיונות העולים בראשך. הדפס אותם ושמור את ההדפסות בקלסר הפרויקטים שלך.

* בעת הכתבה, רשום על פיסת נייר את הנושא, הקדימות שלו ומיקומו ב'טייפ'. בדרך זו האדם המפענח את הקלטת ידע אם ישנם פריטים בעלי קדימות עליונה שעליו לפענח תחילה.

* השתמש בקלטת כדי להעביר מידע חשוב והודעות בין משמרות שונות במחלקה.

* אין זה משנה היכן אתה נמצא כאשר עולה בראשך רעיון חשוב. הכתב אותו לטייפ באותו רגע. כך לא תשכח אותו.

* כאשר אתה תופס עצמך דואג למשהו, הכתב לטייפ. ציין באיזו פעולה עליך לנקוט. כך המחשבה תוכל להתפנות ולחזור לנושאים חשובים יותר.

* בעזרת מזכירתך/עוזר שלך תכנן מכתבים מודולריים. לאחר מכן, בעת הכתבה, מספיק לציין אלו מכתבים או פסקאות יש להדפיס.

* אם פגשת אדם בפעם הראשונה, הכתב מספר הערות לגבי פגישתכם. כך תוכל להיזכר בשמו בעתיד.

* אם אינך יכול להשתתף בפגישה חשובה, שלח את הטייפ שלך. לאחר מכן האזן לטייפ או בקש מהעוזר שלך להדפיס סיכום של תכני הישיבה.

* בנוסף להכתבת מזכרים ומכתבים, השתמש בטייפ כדי להעביר מידע והודעות לעוזר שלך/מזכירתך.

* היעזר בטייפ שלך להכנת נאום. ראשית הכתב רעיונות עיקריים. לאחר מכן התאמן בנאום ובהאזנה לעצמך בשעת הנאום.

* בשעת נהיגה, הקלט את עצמך בעודך מתרגל את הדברים שתאמר בפגישה. הקשב להקלטה ולאחר מכן תרגל שוב.

* לאחר מסירת הוראות מילוליות לאדם אחר, הכתב את מזכר האישור הכולל אותו מידע.

* כאשר אתה בשטח וקשה לכתוב או לרשום הערות, הקלט את הערותיך במהלך צפייה במתרחש.

* במקום לבקש ממזכירה להיות נוכחת כדי לרשום הערות, השתמש בטייפ שלך. בדרך זו תוכל מזכירתך לשבת בניחותא מבלי שיפריעו לה, בזמן הנוח לה וגם להזיז את הטייפ לאחור במקרה הצורך. אתה גם תחסוך בזמן.

* אחרי יום עיון, הכתב לטייפ את הנקודות החשובות לדעתך, כדו"ח למנהל שלך או לאחרים.