איך ליעל את מערכת התיוק

אם אתה שונא תיוק ותתעלם ממנו, תשנא עוד יותר את התוהו ובוהו שיצרת. העצות שבפרק זה יסייעו לך להפוך את התיוק למשימה נסבלת וגם יצרנית:

* נהל מערכת תיוק מסודרת, כך שכל אחד יוכל למצוא בה פריטים מבלי שיצטרך להפריע לך.

* עדכן את התיקים מדי שנה. קח לך יום אחד כדי לצמצם ולא לאחסן. אחסון עולה כסף.

* במשך תקופה של שלושה חודשים, בכל פעם שאתה משתמש בתיק ממאגר התיקים הקיים, הדבק תווית צבעונית על התיק, כך שתבלוט מעל המדף. בסוף תקופה זו בדוק בכמה תיקים השתמשת. ערוך סינון בהתאם.

* השתמש בקידוד תיקים לפי צבעים כדי להפריד בין נושאים.

* השתמש בתיק מעקב כדי לנהל תזכורות על פי תאריכים בתיקים הממוספרים מ1- עד 31 ומסומנים מינואר עד דצמבר. בתיק זה גם אפשר לשמור פריטים שאינם מוכנים עדיין לפעולה.

* החזק תיק 'שונות' במגירה שבה תצבור פריטים שלא לתיוק לתקופה של שבוע אחד. לאחר מכן מיין את התיק מדי שבוע. בתיק זה תשמור מכתב כמו: "אתקשר אליך בשבוע הבא בנוגע לעניין."

* סמן בצבע פריטי תאריך שעל פי החוק יש לשמור לתקופה מסוימת. השלך אותם לאחר פקיעת תוקפם.
* תייק באופן סדיר. אל תניח לתיוק להצטבר כך שיווצרו עיכובים.

* הצב את קוד התיוק או קוד הצבע במקום בולט לעיין. כך אדם הרוצה להבין את שיטת התיוק ולמצוא תיק, לא יפריע לך.

* לפני תיוק פריט הצג לעצמך את השאלה "האם אי פעם אזדקק לו שוב ושוב. האם אוכל לקבלו ממישהו אחר"? אם כן, השלך אותו.

* תייק דברים בצורה מדויקת כך שניתן יהיה למצאם בנקל.