איך להתמודד עם הפרעות

אירגון עיסקי הוא מקום הרוחש פעילות ותנועה. כאשר יש לך משימה הדורשת ריכוז ומניעת הפרעות אתה בבעיה. איך מונעים או לפחות מצמצמים את תופעת ההפרעות? עד כמה שהדבר ישמע לך מוזר, אתה יכול לשלוט על תופעת ההפרעות בהן אתה ניתקל במהלך היום, בעבודה או בבית. אם הדבר נראה לך בלתי אפשרי, למד כיצד ליישם את העצות והרעיונות הבאות בעזרתן תוכל לשלוט בזמנך ובחייך:

* צמצם עד למינימום את מגע העין עם העוברים בקרבת איזור העבודה שלך.

* כאשר "אורח בלתי קרוא" נכנס למשרדך, עמוד מיד. השני לא ישב.

* כאשר מישהו מפריע לך, שאל אותו, "על מה רצית לדבר אתי?"

* סגור את הדלת מפעם לפעם. אם מישהו זקוק לך הוא יקיש על הדלת.

* אם אינך יכול לסגור לגמרי את הדלת, לפחות השאר אותה פתוחה למחצה. כך תצמצם את מספר המבקרים.

* אתה ועמיתיך לעבודה צריכים להגן האחד על רעהו מפני הפרעות בעבודה, בזמנים מסוימים במהלך היום.

* סובב את שולחן הכתיבה שלך כדי שדעתך לא תוסח על ידי עוברים ושבים.

* אולי כדאי לך לבוא למשרד לפני כל האחרים, כדי להרוויח זמן שקט לתכנון משימות בעלות קדימות עליונה.

* קבע זמן שבו ניתן לפנות אליך. לדוגמא בין 10:30 ו11:30-. הודע זאת לאחרים ועודד אותם לפגוש אותך במועד זה.

* כדי שמי שמפריע לך יסתלק, קום. המפריע יקום. התחל לצעוד לעבר הדלת והוא ילך בעקבותיך. בשלב זה קל יותר לסיים את השיחה.

* כאשר מישהו מפריע לך, ציין שעליך לחזור לעבודה. כך תסיים את השיחה.

* כאשר מישהו מפריע לך, נסה לקצר את משך ההפרעה.

* בקש מאחרים "להזכיר" לך בעדינות כי עליך לחזור לעבודה.

* היה מודע לדרכים בהן אתה מעודד או מדרבן מבקרים ומפריעים.

* קבע פגישות עם עמיתים בדרג שלך. אל 'תנחת' עליהם פתאום.

* הצב שעון על שולחן העבודה או על הקיר, במקום בולט לעין.

* הודע למפריע כי אתה יכול להקדיש לו חמש דקות בלבד. כוון שעון עצר שיודיע על סיום הפגישה.

* לעתים עליך להסתתר. לך לחדר הישיבות או לחדר שקט אחר, שם תוכל לעבוד באין מפריע. הודע לעוזרך או למזכירתך היכן תהיה במקרה דחוף.

* קבע שעה שקטה במחלקה שבה הכל מסכימים שלא להפריע לעמיתיהם בעניינים שגרתיים.

* עודד עמיתים לקבוע זמן לפגישה אתך, במקום ל'נחות' עליך.

* הפריון המושג בארבע רבעי שעה בלתי רצופים אינו שווה לשעה אחת רצופה.

* בכל פעם שאנו מפסיקים פעילות, אנו מפסידים זמן. כך גם כאשר אנו עוברים לדבר אחר וחוזרים למה שעשינו קודם לכן. צמצם את מספר ההפסקות במשך פעילות מסוימת.

* אם אין לך דלת, שים על שולחן העבודה שלט: 'נא לא להפריע'.

* קבע זמן במשך היום שבו לא תפסיק את עבודתך כדי לקבל שיחות טלפון או מבקרים.

* כאשר אתה מבצע עבודה חשובה, הפעל מזכירה אלקטרונית כדי לענות על השיחות.

* סלק את הכיסא המיועד למבקרים.

* אם החלטת להחזיק במשרד כיסא למבקרים, הרחק אותו ככל האפשר משולחן הכתיבה שלך.

* משתתף בסדנת ניהול זמן בה השתתפתי פעם בארה"ב, הציע שאם בכל זאת רוצים לשמור כסא למבקרים, יש לפחות לקצץ חמישה ס"מ מכל אחת משתי הרגליים הקדמיות. הכסא יעמוד בזווית והיושב עליו ימהר לעזוב את המקום.

* נהל יומן הפרעות במשך שבוע. רשום מי הפריע לך ומדוע. חזור ליומן ובדוק מיהם האנשים או מהם הגורמים שהפריעו לך. שקול צעדים לצמצום תדירות ההפרעות בעתיד.

* תרגל ריכוז של 100% בפרויקט. כך יהיו לך פחות הסחות דעת מצלילים ותנועות חסרי חשיבות.

* הודע למפריע שאתה עסוק מדי ואינך יכול להתפנות. קבע זמן לפגישה אתו.

* קבע פגישות עם אחרים במשרדם שלהם. קל יותר לעזוב משרד של מישהו אחר מאשר לסלק אדם ממשרדך.

* במקרה של הסחת הדעת - היפטר ממנה - אם אפשר, לתמיד.

* הגף את התריסים או הווילונות אם דעתך מוסחת בגלל המתרחש בחוץ.

* אל תתרגז בגלל הסחת הדעת. אין זה דבר טוב או רע, דברים כאלה פשוט קשורים לעבודתך.

* במודעות ומתוך כוונה, אל תענה לרמזים של אחרים הרוצים לפתוח בשיחה אתך.

* כאשר אדם מתחיל לדבר אתך על נושאים שאינם קשורים לעבודה, החזר את השיחה לנושאים הקשורים לעבודה.

* בקש ממזכירתך או מישהו מעמיתיך להיכנס לחדר אחרי 15 או 30 דקות של שיחה ולהזכיר לך פרויקט חשוב או שיחת טלפון המחכה לך. כך תוכל להודיע למפריע שעליך לסיים את פגישתכם.

* עבוד בשעות בלתי רגילות שבהן הסיכויים להפרעה קלושים.

* עבוד במקומות אחרים מחוץ למשרד.

* אם אדם עובר לידך ו'זורק' הערה שגרתית, הנד בראשך והמשך לעבוד. הימנע ממגע עין והמפריע לא ילחץ עליך להמשיך בשיחה.

* תלה שלט על דלת המשרד. רשום עליו שעות לביקור ולפגישות.

* אם מישהו נוהג להפריע לך באופן קבוע, ספר לו שאתה מקווה שלא יפריעו לך כיון שאתה עומד להיות מאוד עסוק. הוא יכבד את משאלתך המרומזת.

* עבוד בסביבה פשוטה שבה יש מעט מאוד דברים המסיחים את הדעת.

* כאשר תקבע זמן שקט לעבודה, הודע זאת לאחרים. כאשר יבינו את רצונך הם יתחשבו בך ויעזרו לך להשיג זאת.

* החזק את העט ביד והראה כמי שעובד. זמן ההפרעה יתקצר.

* סדר ערימת ספרים או פריטים אחרים על כסא המבקרים.

* הרכב אוזניות כדי לטשטש רעשים ברקע. תוכל להאזין למוסיקה מרגיעה במהלך העבודה.

* באיזורים רועשים במיוחד, השתמש בפקקים לאוזניים.

* אם עליך להשלים פרויקט חשוב עד לתאריך מסוים, שכור לך חדר במלון, הרחק מהבית והמשרד.