סוד ההצלחה בניהול עסק

 האנציקלופדיה לטכניקות ורעיונות בניהול

כנסו לדף הפייסבוק שלי - קבלו ספר במתנה

 

תכנון - איך לתכנן

"מה שלא תוכנן היום, לא יתבצע מחר", אומר המנהל המנוסה. חשיבה ואירגון של פעילויות עתידיות - החל בפעולות שיגרתיות כמו ישיבות צוות וכלה בפרויקט חשוב כמו החדרת מוצר חדש לשוק או הקמת מפעל חדש - אלה הם חלק מהאתגרים הניצבים בפני המנהל היעיל.

התכנון הוא אחת המטלות החשובות של המנהל ואיש העסקים. אבל דווקא מטלה זו סובלת מהזנחה בקרב רבים. מדוע? מפני שלעיתים קרובות אנו שקועים בניהול הפעילות היומיומית השוטפת ואיננו מוצאים זמן וכח לעסוק בתכנון. במחקרים שנערכו מתברר כי עסקים רבים נקלעו לקשיים עקב חוסר תכנון, עסקים אחרים היו מצליחים לשפר את הישגיהם בצורה משמעותית בעזרת תכנון נכון.

קיימים שני סוגים של מחדל בנושא התכנון:
א. הזנחה - "מחר זה כבר יסתדר", אומר המנהל המשלה את עצמו וסומך על כושר האילתור והרפלקסים המהירים שלו שיפצו על העדר תכנון. אולם לעיתים קרובות תכונות אלה אינן מספיקות, והכשלונות אכן מתרחשים.

ב. תכנון כושל - ישנם מנהלים המבצעים כביכול את צעדי התכנון השונים אבל שיטות התכנון שלהם לוקים בחסר. זכור, שיטות שאינן יעילות לא יעשו את העבודה במקומך והתוצאות עלולות להיות חמורות כמו במקרה של חוסר תכנון.

לפניך כמה רעיונות ועצות אשר יסיעו לך בתחום זה:

* אלץ את עצמך לתכנן.

* אם אתה נכשל בתכנון, הרי שמכח ברירת המחדל, אתה מתכנן להיכשל.

* הקצה לעצמך פרק זמן מדי יום ללא הפרעות, כדי לבצע את עבודת התכנון.

* חשוב מראש על בעיות אפשריות בהן אתה עלול להיתקל במהלך הפרויקט בגלל תקלות הנובעות מאנשים, חומרים או דברים מכניים. תכנן מראש תוכניות מגירה ותוכניות חלופיות במצבים חשובים בעלי סיכון גבוה.

* בזמן שקבעת לך למחשבה, תכנן פרויקט.

* תכנן למחר, הלילה. תת-המודע שלך יעזור לך לארגן את רעיונותיך בזמן שאתה ישן.

* מדי יום צפה את רצף הפעילויות שתבצע כדי להשיג את יעדיך.

* חשוב על כל השבוע שלך. מה יהיה הרצף שתקבע לפרויקטים חשובים?

* בצע את התכנון שלך בכתב, כך יהיו כל רעיונותיך על הנייר ותוכל להיות בטוח שאף רעיון לא יאבד. מבחינה שכלית, אנו מסוגלים לעבוד רק עם שבע פיסות מידע מבלי לאבד משהו. רשום את מחשבותיך ותוכל להשתמש בכל מה שאתה חושב במהלך תהליך התכנון.

* בעת פיתוח תוכנית מסוימת, רשום את כל שלבי הפעילות על פיסות נייר נפרדות, אחר כך סדר את פיסות הנייר ברצף. לאחר מכן רשום את כל התוכנית בסדר עוקב.

* אם אתה מוכרח, עזוב את המשרד. גש למקום שקט בו תוכל לחשוב ולבצע את התכנון.

* אל תזרז את התהליך. אתה עלול לשכוח משהו.

* כאשר דברים משתבשים, בדרך כלל הגורם הוא עבודת תכנון גרועה או אי-היצמדות לתוכנית קיימת.

* רשום מלות מפתח המתיחסות לפרויקט. הם ישתבצו בפרויקט ויסייעו לך בתכנון.

* נהל רשומות לגבי כמה זמן אורכת כל פעילות. תוכל להשתמש במידע זה בקביעת לוח זמנים בעתיד.

* קח את 10 האחוז הראשונים מכל פרק זמן והקדש אותם לתכנון פרק זמן זה.

* בין אם תכנה זאת זמן תכנון, זמן לחשיבה, זמן שקט או זמן להרהורים, התמורה תהיה זהה מבחינת הפריון המשופר.

* הקצה לעצמך זמן להערכות לטווח ארוך וקבע תוכניות כיצד להגיע לשם.

* מדי שלושה חודשים, סע למקום אחר לסוף שבוע. הפוך זאת לקדימות עליונה. חופשות קטנות תמיד מרעננות.

* עודד את אנשיך ליצור את תוכניותיהם ולאחר מכן להסבירן לך בפרוטרוט.

* שב בשקט ושנן לעצמך את השלבים בתוכניתך. הפעל דמיונך כדי להמחיש את הצעדים שתנקוט. תוכל להבחין היכן נדרשים צעדים נוספים ותוכל לצפות בבעיות שיש למנוע.

* שקול להתפשר על השלמה של 90% מכלל 90% הפרויקטים. יתכן כי 10% הנותרים אינם שווים את המאמץ הנדרש לשם השגתם.

* כאשר תתחיל פרויקט חדש או פעילות חדשה, קח לך רגע כדי להעביר במחשבתך את השלבים אליהם תיצמד.

* קבע את תאריכי היעד להשלמת פרויקטים לפני התאריכים הסופיים הנדרשים בפועל.

* נסח לוח זמנים בכתב. פרסם כל לוח זמנים ולאחר מכן היצמד אליו.

* אם אינך מסוגל להגדיר יעדי הביניים והשלבים הנדרשים כדי להגיע ליעד, אזי היעד "אינו ריאלי".

* עשה סדר במחשבתך לפני שתמשיך בעבודה.

* הצמד פתקים לניירת או הדגש לוח זמנים ותאריכי יעד.

* זכור את כלל התכנון: תכנון קודם מראש מונע ביצוע לקוי.

* קבע לוח זמנים לפגישות תכנון סדירות עם עובדיך.

מאמרים מאת מאיר לירז

 

 

               

Copyright © 2011 Meir Liraz. All Rights Reserved     מנהל-מנהלים-ניהול       

Dirt cheap used cars for sale under 1000