מנהיגות - ניהול אנשים

בקרו באתר הפייסבוק שלי - קבלו ספר במתנה
מנהיגות - ניהול אנשים


לפני כמה שנים ערכה התזמורת הפילהרמונית של פילדלפיה ביקור בסין. באחת הערים בהן ביקרה הוזמנו חברי התזמורת להאזין לתזמורת פילהרמונית מקומית אשר ניגנה את הסימפוניה החמישית של בטהובן. האורחים האמריקאים לגמרי לא התרשמו מן הביצוע של הסינים שלא היה משובח במיוחד. כאשר סיימו הסינים לנגן את החלק הראשון של היצירה, הציע המנצח הסיני באצילות את שרביט המנצחים ליוג'ין אורמנדי המנצח הנודע של תזמורת פילדלפיה על מנת שינצח על התזמורת הסינית בהמשך היצירה.

מה שקרה בהמשך היה מהפך מדהים. נדמה היה שהמנצח האמריקאי עבד עם הסינים מזה שנים. אפילו הנגנים הסינים נדהמו מהביצועים המשופרים שלהם תחת ניצוחו של אורמנדי. החיוכים על פניהם גילו את ההתלהבות שלהם בנגינה. אבל גילוי מענין נוסף התרחש במשך הקונצרט הזה. חברי תזמורת פילדלפיה עצמם קיבלו השראה מחודשת מיכולתו של המנצח שלהם, מכישוריו ומגאונות הניצוח שלו. הם הבינו פתאום כי הם לקחו את היכולת שלו כדבר מובן מאליו. הגדולה המוזיקלית שלו קיבלה לפתע חיזוק נוסף במוחותיהם של הנגנים שלו.
גם בתחום המנהיגות, הדרך שבה אתה מנצח על האנשים שלך ...סליחה, הדרך שבה אתה נותן הוראות לאנשיך והדרך שבא אתה מנחה אותם במעשיהם יקבעו במידה רבה את הנאמנות שלהם ואת איכות הביצועים. ונושא חשוב זה הוא הנושא בו נעסוק במאמר זה.

מתן פקודות והוראות לאנשים היא אמנות מעודנת הדורשת מידה רבה של כישורים ומומחיות. אם אתה רוצה להצליח מאד במקצועך הנבחר, אתה חייב לדעת כיצד לשלוט ולכוון את פעולותיהם של אנשים באמצעות פקודותיך והוראותיך. מאחר ואינך יכול להשתמש בכוח פיזי כדי לגרום לאנשים לעשות מה שאתה רוצה שהם יעשו, אתה חייב ללמוד להשתמש בטכניקות מנהיגות ספציפיות שיפיקו הן כבוד והן צייתנות.

בנימין ד'יזראלי, המדינאי הבריטי הנודע מהמאה ה19-, סיכם את רעיון השליטה באנשים כאשר אמר, "אנשים שולטים באמצעות מלים." כאשר גם אתה תוכל לשלוט במלים כדי שישרתו את מחשבותיך ותחושותיך, תהיה על הדרך הנכונה לפיקוד על אנשים כך שהם יבצעו תמיד את רצונך וישרתו את מטרותיך. אתה תהיה מסוגל לתת הוראות שימולאו תמיד בצייתנות ויבוצעו במלואן.

הדרישה הראשונה: וודא שקיים צורך בהוראה
הדרישה הראשונה במתן הוראות היא לוודא שהצורך במתן הוראה אכן קיים. פרטים מנהלתיים מסוימים בעבודתך נעשים כה שגרתיים עד שאין צורך להוציא כל הוראה בקשר אליהם. לדוגמה, אינך צריך להורות לאנשיך בסוף כל יום לחזור לעבודה למחרת בבוקר.

רוב הזמן, פרטי העסק או המשרד מטופלים על-פי נוהל קבוע ומקובל, כתוב או לא כתוב. הוראה דרושה רק כאשר יש שינוי בזמן או בנוהל.

לדוגמה, אם השארת הוראה קבועה למזכירתך להביא את הדואר לשולחנך ברגע שהוא מגיע, אינך צריך לחזור ולומר לה זאת מדי יום. אם עליך לחזור על הוראה זאת מדי יום, כנראה שאתה זקוק למזכירה חדשה! או, אם השארת הוראות למפקח משמרת הלילה להשאיר את דו"ח הייצור על שולחנך בכל בוקר, כי אז הוראה חד-פעמית צריכה להספיק.

יש אנשים השוגים כאשר הם חושבים שעליהם לתת הוראות רק כדי להוכיח שהם הבוס. אין צורך בכך. אם אתה הוא הממונה, אנשים יודעים זאת. אינך צריך לתת הוראות כדי להוכיח זאת.

כאשר מנהל עבודה או מפקח הינו חדש במקום העבודה, תראה לעתים קרובות שתופעה זאת מתרחשת. מפעם לפעם, מנהל נתקף "בשגעון הכוח" ומתחיל ללחוץ על כפתורים כדי לראות אם אנשים אכן קופצים. קצינים צעירים שסיימו לא מכבר את קורס הקצונה מועדים לטעויות כאלו. אולם הצבא אינו ייחודי בהקשר זה. ראיתי את הכלל הבסיסי הזה מופר שוב ושוב גם בעסקים ובתעשייה. לדוגמה,

"זאת הוראה, לעזאזל!" צעק מפקח העבודה הצעיר. "אל תענה לי. המשמרת עוד לא נגמרה. החזר אותם לעבודה מיד. וזאת פקודה!"

עמדתי יחד עם אותו מנהל עבודה צעיר, נקרא לו יוסי. והתבוננתי בהחלפת המשמרות במחלקתו. נותרו עוד מספר דקות עד לשעה 7 בבוקר, השעה הרשמית לניקוב כרטיס הנוכחות בשעון. מדוע הייתי שם? ובכן, מנהל החברה שהוא מכר שלי ביקש את עצתי בקשר לחברה שלו שנמצאה בקשיים כתוצאה ממוראל תעסוקתי נמוך מאד. מעשי ונדליזם חוזרים - אפילו חבלה - הרסו כמה פריטי ציוד יקרים והאטו את הייצור לנקודה בה החברה הפסידה לקוחות רבי-ערך משום שלא הצליחה לספק את ההזמנות במועד. הלחץ ליישור ההדורים הורגש ממנכ"ל החברה ומנהל המפעל ועד למפקח האחרון. זאת הסיבה שהייתי שם: לסייע בזיהוי הבעיה ובפתרונה.

משמרת הבוקר כבר הגיעה לעבודה; הפועלים ניצבו ליד מכונותיהם והמתינו להוראות בנוגע לייצור של אותו יום. הם היו זקוקים רק לאו-קיי של המפקח כדי להתחיל לעבוד. עובדי משמרת הלילה היו עייפים; עבורם זה היה סוף יום העבודה. הם עבדו קשה מאז 11 בלילה. עכשיו, עם סיום העבודה, הם כרעו על עקביהם, נשענו על מעקות הברזל סביב המכונות הכבדות או ישבו על ערימות של משטחי גומי כדי לנוח ופשוט המתינו לצפירת המשרוקית של 7 בבוקר.

מנהל העבודה הצעיר קרא למפקח המשמרת היוצאת. "הקם את הבטלנים האלה על הרגלים!" הוא נבח. "אתה יודע שאינני מרשה לאיש לשבת במשך העבודה במחלקתי. אני לא מנהל פה בית מלון!"
"אבל יוסי, האנשים שלי גמרו לעבוד," מחה מפקח משמרת הלילה. "אתה יודע שיש לנו זמן החלפה של 10 דקות. הם עייפים ופשוט מחכים למשרוקית כדי שיוכלו להחתים את הכרטיס וללכת הביתה. הם לא עובדים עכשיו."
"אל תתחצף!" צרח מנהל העבודה. "אני עדיין הבוס במחלקה הזאת. השעה עוד לא 7, אז אני רוצה שתקים אותם. וזאת פקודה, לעזאזל!"

אני בטוח שאתה כבר יודע מה יעצתי לידידי בעל המפעל.

להלן כמה כללים שיסייעו לך לקבוע האם יש בכלל צורך בהוראה. הוראה דרושה בארבעה מצבים:
1. התחלת פעולה מסוימת
2. תיקון שגיאה בפעולה או פתרון בעיה
3. האצת או האטת הפעולה
4. עצירת הפעולה

לפיכך, אם אינך זקוק להוראה, אל תיתן אותה. אתה תעשה מעצמך אידיוט אם תיתן הוראה שאינה נחוצה. באותו אופן, אם אתה חייב לתת הוראה כדי להביא לביצוע העבודה, עשה זאת מיד. אל תחשוש לפגוע ברגשותיו של מישהו בכך שתאמר לו מה לעשות. אם זאת העבודה שלך, עשה אותה.

הדרישה השניה: דע מה אתה רוצה לפני שאתה נותן הוראות
הדרישה השניה במתן הוראות שימולאו תמיד היא לדעת בדיוק מה אתה רוצה שיושג לפני שאתה נותן את ההוראה. הכרחי שתדע את התוצאות המדויקות שאתה רוצה לפני שתאמר למישהו לעשות משהו. יותר מדי הוראות גדלות כמו עשבי בר ויבלית המתפשטים בגינה.

הוראות בלתי-שלמות, מעורפלות או דו-משמעיות ישיגו לך את אותו סוג תוצאות. אם אינך בטוח מהן התוצאות שאתה רוצה, גם אף אחד אחר לא ידע. אתה אינך מוכן עדיין לתת הוראה.

כדי לסייע לך לקבוע את התוצאות שאתה מבקש להשיג, פעל לפי שבעת הכללים הפשוטים הבאים, כללים אלה יעזרו לך להשתמש באותו דפוס חשיבה בכל פעם שאתה נותן הוראה.
1. מה בדיוק אתה רוצה שייעשה?
2. מדוע צריך לבצע עבודה זאת?
3. מתי העבודה צריכה להסתיים?
4. היכן תבוצע העבודה?
5. מי הוא האדם המתאים ביותר לביצוע העבודה?
6. כיצד תבוצע העבודה? מה הכלים, הציוד, כוח-אדם והמתקנים הדרושים?
7. כמה יעלה לבצע את העבודה?

כאשר אתה פועל לפי שבע נקודות אלו, אתה מכריח את עצמך לענות על שאלות רלבנטיות של מי, מה, מתי, היכן, מדוע, כיצד וכמה. אתה תשפר את יכולת מתן ההוראות שלך ואת יכולתך לוודא שהעבודה אכן מובנת, מנוהלת ומושגת.

זכור שעליך להתמקד בראש ובראשונה בתוצאות, לא בשיטות, כדי שתוכל לדעת בדיוק מה אתה רוצה לפני שתיתן הוראה. ברגע שאתה יודע מהן התוצאות שאתה שואף להשיג, פשוט ספר על כך לכפופים לך. ואז ביצוע העבודה לא יהווה בעיה.

הדרישה השלישית: הראה לאדם את התועלת שיפיק מביצוע הוראותיך
הדרישה השלישית במתן הוראות שיבוצעו תמיד מילה במילה היא ליידע את האדם בתועלת שיפיק מביצוע הוראותיך. לפיכך, לפני שאתה אומר לאדם מה לעשות, חשוב על המצב לעומק. שנה את התפקידים בראשך כדי שתוכל לבחון את הוראותיך מנקודת מבטו. בדרך זאת תהיה מסוגל לומר לו בדיוק כיצד הוא יתוגמל על ביצוע מה שביקשת ממנו. אתה חייב להניע אותו לציית לפקודותיך. בוא ואתן לך כמה דוגמאות לכך:

1. אם תשלים את העבודה עד 2 בצהרים, תוכל לצאת שעתיים לפני הזמן מבלי להפסיד את השכר עבורן.
2. אם תעשה זאת כך, תגדיל את התפוקה שלך ותרוויח יותר כסף.
3. להלן דוגמה שסופרה על ידי אמן אמריקאי ידוע, לצורך ההמחשה, אקרא לו "סאם". זמן רב לפני שהתפרסם, סאם ניגן בגיטרה עם להקה קטנה בבאר קטן בקליפורניה.
לילה אחד אמר לו הבעלים, "סאם, אני רוצה שגם תשיר. אנחנו צריכים יותר קולות". סאם ענה מיד, "אבל אתה משלם לי רק כדי לנגן בגיטרה. מה יצא לי אם גם אשיר?" והבוס השיב לו מיד, "לא תפסיד את המשרה שלך!" כמובן שאתה משער לעצמך מה סאם עשה; הוא שר, מאחר ולפעמים, הבטחון בעבודה הוא התמריץ הטוב ביותר בו ניתן להשתמש.

לא חשוב מהי ההוראה שאתה נותן, המאזין שלך רוצה תמיד לדעת מה יצא לו מזה. אז אמור לו. אפשר לו לדעת מיד מהי התועלת שהוא יפיק מביצוע הוראותיך. זה נכון במיוחד כאשר אתה אומר לאדם כיצד לתקן שגיאות שעשה.

תן לאדם השני לדעת כיצד הוא יוכל למלא את שאיפותיו וצרכיו הבסיסיים על-ידי ביצוע הוראותיך. אתה הוא זה שצריך למצוא את הגורם המניע הסודי שיגרום לו לבצע את הוראותיך עד לפרט האחרון.

שלוש טכניקות להנעת אנשים לביצוע הוראותיך
כאשר אתה הבוס ולעובד אין ברירה אלא לבצע את הוראותיך כדי לשמור על משרתו, הוא יעשה כפי שאמרת, אבל ללא חשק כל עוד לא תדגיש לפניו את היתרונות שישיג מביצוע הוראותיך.
לפיכך, אם אתה רוצה להפיק ממנו את התוצאות המירביות, לא רק את המינימום, השתמש בשלוש הטכניקות הפשוטות הבאות. הן יסייעו לך לגרום לעובד ממוצע להפוך לעובד מעולה.
1. השתמש בשבחים, הכרה בערכו. אם אתה רוצה שאדם יפעל על-פי פקודותיך המפורשות, שבח אותו על עבודתו. ספר לו איזה עבודה נהדרת הוא עושה, עד כמה אתה זקוק לו, כיצד אינך יכול להסתדר בלעדיו, עד כמה אתה שמח שהוא עובד אצלך.
"שבחים הם הדרך המהירה והאמינה ביותר לגרום לאדם להרגיש חשוב," אומרת נירה ד., אשת עסקים תל אביבית מצליחה. "זוהי גם הדרך הזולה ביותר מאחר וזה לא עולה כסף לשבח את עבודתו של אדם. שבחים הם האמצעי המניע המועדף שלי. השתמשתי בהם במשך שנים עם תוצאות נהדרות."
כפי שאתה זוכר, מתן קרדיט והכרה בעבודה הם השאיפה הראשונה במעלה אצל עובדי מפעל האלקטרוניקה עליהם סיפרתי לך באחד הפרקים הקודמים. אם השבחים עבדו עבור ההנהלה שם ועבור נירה ד., כי אז הם יעבדו גם עבורך.
לפיכך תן לאדם את השבחים להם הוא זקוק כל כך, את החשיבות לה הוא משתוקק, את הקרדיט וההכרה שהוא רוצה, והוא תמיד יבצע את הוראותיך עד לפרט האחרון.
2. עשה את עבודתו מענינת ובעלת-ערך. אפשר לאדם לדעת שעבודתו חשובה ושהיא תורמת להצלחת הקבוצה כולה. גם זה מזין את האגו שלו ומספק את שאיפתו הבסיסית להיות מישהו. כל אחד רוצה להיות מישהו. כאשר אדם מבין את המטרות מאחורי עבודתו ואת החלק המכריע שיש לו במערכת הגדולה יותר, יש לו ענין גבוה יותר בעבודתו מאחר וגרמת לו להרגיש מישהו בכך שהפכת את עבודתו לחשובה.
3. הצע לו בטחון רגשי. אורי ל., מנהל מפעל פלסטיק, אומר, "אם אתה מאיים כל הזמן על אדם וגורם לו לדאוג מאבדן משרתו, מהורדה בדרגה, השעיה או עונש כלשהו, לעולם לא תצליח לגרום לו לעבוד במלוא הפוטנציאל שלו. אינך יכול להורות לאדם לעשות משהו באמצעות פחד או איומים ולצפות לקבל את התוצאות הטובות ביותר. פחד מוביל תמיד לשנאה. כאשר אדם פוחד ממך, הוא ישנא אותך בסופו של דבר. כאשר הוא שונא אותך, הוא לעולם לא יציית להוראותיך ופקודותיך מתוך רצון".

ערוך נסיון עם שלוש הטכניקות האלו במשך מספר שבועות. השתמש בשבחים במקום בביקורת. תן לאנשים לדעת עד כמה עבודתם חשובה. גרום להם להרגיש חשובים. הענק להם בטחון רגשי במקום פחד ואיומים כדי להשיג את מה שאתה רוצה. התוצאות שתשיג יהיו הרבה יותר טובות מציפיותיך הגבוהות ביותר. אתה תופתע לגלות כמה שיתוף פעולה ותמיכה תקבל מאנשיך.

כיצד תדע אם הוראותיך הובנו
יש מספר דרכים לבדוק כדי לוודא שהוראותיך הובנו. אתה יכול לבקש מעובדיך לחזור על הוראותיך המילוליות. אתה יכול לבקש מהם לשאול שאלות אם הם אינם מבינים. אתה יכול לשאול שאלות בעצמך כדי לראות האם הם באמת הבינו מה אתה רוצה. בוא ונדון בכל אחת מהאפשרויות בנפרד.

1. בקש מהעובד לחזור על הוראותיך. אינני יכול למצוא יוצא מן הכלל פה. בפעם הראשונה שתפר את הכלל הזה, הדברים יתחילו להשתבש. אם אנשיך אינם מבינים את הוראותיך, רוב הסיכויים שלא תשיג את התוצאות שאתה רוצה. לפיכך, עשה לך כלל ברזל. כמובן, אני יודע שמפעם לפעם אנשים יתרגזו עליך כאשר תבקש מהם לחזור על הוראה. הם יחשבו שאתה מעליב את האינטליגנציה שלהם. יש דרך קלה לצאת ממצב כזה. כל שעליך לומר הוא: "רונן, האם אתה מוכן לחזור על מה שאמרתי? אני רוצה לבדוק שלא שכחתי משהו ושלא נתתי לך מידע לא נכון." זה יפתור את הבעיה מיד.

2. בקש ממנו לשאול שאלות אם אינו מבין. באופן רגיל, כאשר אדם אינו מבין מה אתה רוצה, הוא שואל שאלות כדי להבהיר לעצמו. אולם כאשר אתה נותן הוראות לקבוצה, אל תניח שהכל מובן רק משום שאיש אינו שואל שאלות. פעמים רבות, אדם רוצה לשאול שאלה אבל חושש להפגין את בורותו בנוכחות חבריו. אם אתה חושד שזה המקרה, עבור לטכניקה השלישית שהיא,

3. שאל שאלות בעצמך כדי לוודא שההוראה הובנה. לדוגמה, אתה יכול לומר, "כיצד את מתכננת להתמודד עם הבעיה הזאת, רותי? מה הרעיונות שלך, אלעזר?"
או שתוכל להשתמש בגישה כמו זאת:
* "האם אתם מבינים מדוע החלק הזה הוא האחרון?"
* "האם אתם מבינים מדוע מרכיבים את הטבעת הזאת ראשונה?"
* "האם אתם יודעים מדוע הטמפרטורה צריכה להיות 68 מעלות כל הזמן?"

כיצד להשתמש בהוראה משימתית להשגת תוצאות מירביות מאנשים
אם אתה רוצה להשיג את התוצאות המירביות מאדם בעבודתו, אם אתה רוצה שהוא יבצע כמיטב יכולתו בעבודה, אמור לו מה אתה רוצה שייעשה ומתי אתה רוצה את זה, אבל אל תאמר לו כיצד לעשות זאת. תן לאותו אדם לתכנן לעצמו. כך הוא יאלץ להשתמש באינטליגנציה שלו כדי לבצע את העבודה. לזה קוראים הוראה משימתית.

הוראות משימתיות מפתחות תחושת אחריות אצל אנשים. כל אדם מרגיש שהוא למעשה חבר תורם של הצוות. איש אינו נשאר על הספסל.

"שימוש בהוראות משימתיות מביא לך הרבה תועלות," אומר אלברט סימונס, מדען מחקר במכון טכנולוגי בפלורידה. "זה נכון במיוחד במחקר ופיתוח. האנשים שלנו חייבים להשתמש בדמיונם ובכושר ההמצאה שלהם כדי להעלות רעיונות חדשים לגבי הדרך לביצוע העבודה. בכל פעם שאתה משתמש בהוראות משימתיות, אתה פותח את הדלת לפני אנשים לשימוש מירבי ביוזמתם."

כפי שאלברט אומר, הוראות משימתיות מוציאות מאנשיך הטובים ביותר את התושיה שבהם. אם אנשים אינם מומרצים לעשות עבודה טובה יותר עבורך כאשר אתה משתמש בסוג זה של הוראה, כפי הנראה הם אינם מצדיקים את שכרם.

הוראה משימתית היא אחת הדרכים הטובות ביותר לניפוי אנשים בלתי-יעילים ובלתי- מיומנים לפני שהם הופכים למעמסה על הארגון. אם אדם אינו מסוגל להתמודד עם הוראה מסוג זה, יש להחליפו באדם המסוגל לכך.
שימוש בהוראות משימתיות ישיג לך כוח והשפעה עם אנשים. אתה יכול אפילו להשתמש בהן בביתך. במקום לומר לילדיך מה לעשות, השתמש בטכניקה זאת ולא תצטרך להגיד להם מה לעשות. דאג שהם ידעו מה אתה רוצה ומתי אתה רוצה זאת, ותן להם למצוא את הדרך לעשות זאת. זה יפתח את היוזמה וכושר ההמצאה שלהם וילמד אותם לעמוד על רגליהם בכוחות עצמם.

כיצד להסוות את הוראותיך כהצעות או בקשות
אם לאנשיך יש יוזמה, אתה תשיג מהם תוצאות הרבה יותר טובות על-ידי הצעות ובקשות במקום הוראות ישירות. למעט חיילים, אנשים אינם מגיבים לפקודות ישירות. אפילו בצבא ציות מוחלט לפקודות אינו מובטח, כפי שסיפר לי ידידי רמי ח. אל"מ במילואים.

"שירתתי בצבא יותר מ15- שנה, ואיני יודע אם נתתי יותר מתריסר פקודות בכל התקופה הזאת," אומר אל"מ רמי. "רוב הפקודות ניתנו לנהג הג'יפ שלי, והיו משהו בנוסח "עצור כאן בבקשה", "פנה שמאלה", "פנה ימינה".
"אבל ברצינות, אני תמיד משיג תוצאות טובות כאשר אני מבקש מחייל לעשות משהו ומציע לו לנסות לעשות זאת בדרך מסוימת. אין כל חוק האומר שאלוף משנה אינו יכול להגיד, "מדוע שלא תנסה לעשות זאת כך? מה דעתך, סמל?", "האם זה יהיה טוב מספיק אם...", "הלואי שהיית...", "אני מעונין ש..."

"בוא ואגיד לך דבר אחד. הסוואת פקודה כהצעה או בקשה היא אמצעי הרבה יותר טוב מאשר לצעוק על אדם "עשה זאת!" כאשר אתה צורח על אדם, אתה מזמין אותו לצרוח עליך בחזרה. דרך טובה ליישום טכניקה זאת כדי להשיג כוח והשפעה עם אנשים היא להשתמש בה עם ילדיך או בת זוגך. ערוך כמה ניסיונות. רכוש לך ניסיון בבית ואז תהיה מוכן לצאת החוצה לשחק את המשחק כמו מקצוען ותיק!

מדוע עליך להשתמש בשרשרת הפיקוד הרשמית
בצבא קוראים לזה שרשרת הפיקוד. בחברות ותאגידים זה מוכר יותר בשם סולם הסמכות הארגוני. כך או כך, וללא קשר לגודלה של הקבוצה, יש לה תמיד שרשרת פיקוד קבועה או סולם סמכות קבוע באמצעותו מנותבות ההוראות, הפקודות וההצעות. כאשר לקבוצה אין סולם סמכות מגובש, כי אז היא אינה ארגון כלל וכלל - היא רק אוסף אנשים, חרף התואר שלה.
מן ההכרח שתשתמש בסולם הסמכות הזה כאשר אתה נותן הוראות. אם אתה עוקף מפקחים משניים, הם יאבדו את סמכותם בעיני הכפופים להם. הם יוכלו להגיב ביצירת מנהיגות קשוחה של קבוצות מרדניות ואפילו לנסות להכשיל אותך במטרה להחזיר לעצמם את מעמדם האבוד.
עקיפת מנהל בדרג נמוך משלך אינה רק הפרה של כללי ניהול טובים, אלא גם מבלבלת עבור העובד, במיוחד אם ההוראה שאתה נותן לו אינה תואמת את ההוראה שהתקבלה קודם לכן מהממונה הישיר שלו. "איש אינו יכול לשרת שני אדונים" אמר פעם איש חכם אחד, וזה נכון היום בדיוק כמו שזה היה נכון פעם.

רשימת ביקורת כדי לוודא שהוראותיך בוצעו נכונה
זוהי הנקודה בה הרבה אנשים שוגים כאשר הם נותנים הוראה או פקודה. הם אינם מפקחים על ביצוע ההוראות. בוא ואתן לך דוגמה.
אתה נותן הוראה. כולם מבינים אותה. אתה מחייך; אתה מאושר. אתה מניח שעשית עבודה טובה. אתה חוזר למשרדך, לוגם כוס קפה וקורא את עיתון הצהריים. העולם מאיר לך פנים. בינתיים, הכול הולך כשורה. הוראותיך מתבצעות היטב ובמהירות. אתה אפילו יכול לצאת לדיג או למשחק טניס. האם זה נכון? לא, כלל וכלל לא. מדוע? משום שהוראה ללא פיקוח אינה הוראה כלל. היא תקווה בלבד.

כדי לוודא שהעבודה מתבצעת ושהוראותיך מתבצעות עד לפרט האחרון, אתה חייב לבדוק באופן אישי את העבודה, מאחר ואדם לעולם אינו מבצע היטב אם הבוס אינו בודק. במלים אחרות: הזנחה נובעת מחוסר פיקוח.
פיקוח על עבודתו של אדם כדי לוודא שהוא מבצע את הוראותיך ומבלי לפגוע בו, היא אמנות. פיקוח מוגזם הורס את היוזמה האישית, אבל פחות מדי פיקוח הוא לא פחות גרוע. דרך טובה לפקח מבלי לגרום להתנגדות היא פשוט לסייר באזור העבודה ולהיראות חכם. עצם נוכחותך יכולה לפעול כגירוי רב עוצמה שיגרום לעובדים להישאר עירניים.

לראות ולהיראות היא אימרה שחוקה, אבל היא נכונה והיא עובדת. השתמש בטכניקה זאת כדי לוודא שהוראותיך מתבצעות כהלכה.

אתה יכול להשתמש ברשימת הביקורת הבאה כדי לפקח ולהשגיח ולוודא שאנשים מבצעים את הוראותיך כהלכה:

1. הקצה זמן לפיקוח מדי יום. בדוק קטע מסוים של העבודה מדי יום, אולם אל תבדוק את אותו הדבר באותה שעה מדי יום. ערוך סבב. בדוק לפעמים בבוקר ולפעמים אחרי הצהרים. אם המפעל שלך עובד בשתיים או שלוש משמרות, ערוך חלק מהבדיקות בלילה. אל תניח לאיש ללכת הביתה ללא בדיקה.
תגלה שיום ראשון ויום שישי בצהרים הם הזמנים הקריטיים ביותר של השבוע. אלה הם הזמנים בהם לעובדים אין חשק לעבוד והם מבצעים את עבודתם הגרועה ביותר. לפיכך, הקפד על הביקורות שלך בזמנים אלה יותר מאשר זמנים אחרים.

2. עבור על נקודות הביקורת שלך לפני שאתה מתחיל לבדוק. למד את נקודות הביקורת שלך לפני שאתה יוצא לשטח. כך לא תיתפס במצב של חוסר ידע; עובדיך לא יוכלו לשטות בך. אתה תיראה תמיד כמומחה ולמעשה, עד מהרה אתה תהיה מומחה. אני ממליץ שתבחר לא פחות משלוש ולא יותר משמונה נקודות לביקורת בפעם אחת. על-ידי החלפת הנקודות מדי יום, תוכל מהר מאד לסקור את הארגון כולו.

3. פקח רק על הנקודות הנבחרות. כאשר אתה יוצא לסיור ביקורת - בדוק רק את הנקודות שבחרת. אל תבחן שום דבר אחר. אל תנסה להיות מומחה לכל ביום אחד. לא תוכל לעשות זאת. היצמד לשיטה שקבעת ואל תניח לכלום להסיח את דעתך. אתה תספיק לכסות הכול.

4. כאשר אתה בודק, הדגש. הדגש את הנקודות שבחרת לביקורת - לא את הנקודות שהעובד מנסה להדגיש עבורך, ולא, המצב יהפוך למשחק של חתול ועכבר. זכור מיהו הבודק ומיהו הנבדק.

5. הקפד לעקוף את סולם הסמכות. זהו הכרח מוחלט - ללא יוצאים מהכלל. אף סוג ביקורת אחר אינו טוב באותה מידה. אל תשאל את המנהלים הכפופים לך כיצד הדברים מתנהלים. אתה יודע איזו תשובה תקבל. אתה חייב לרדת לרמת העבודה בשטח ולראות בעצמך מה קורה. מתוך אדיבות, מנהל המחלקה או היחידה יתלווה אליך בסיור, אבל אל תשאל אותו שאלות - שאל את האנשים העובדים עבורו. זאת הדרך היחידה להשגת תשובה ישירה.

6. שאל שאלות ועוד שאלות. זכור שאתה בודק כדי להשיג מידע, לא כדי לתת מידע. לפיכך, שאל שאלות והקשב לתשובות. תן לאנשיך לספר לך כיצד הם יכולים לשפר את ביצועיהם. הם יעשו זאת אם תניח להם. אחרי הכול, רוב האנשים רוצים לעשות את העבודה הטובה ביותר שהם יכולים.

7. בדוק שנית את השגיאות שמצאת. הבדיקה תהיה חסרת ערך כל עוד לא תנקוט בפעולה הדרושה כדי לתקן את השגיאות שמצאת. עקוב אחר הממצאים. בדוק שנית. השגח וודא שהפעולות המתקנות מתבצעות. זכור שהוראה ללא השגחה אינה הוראה כלל.

ארבע התועלות של המעקב
1. פיקוח מעניק לך קשר ישיר עם אנשיך. חשוב שעובדיך יראו אותך. אפילו העובד הגרוע ביותר יתחיל לחשוב שלא אכפת לך ממנו אם הוא לעולם אינו רואה אותך. לפיכך, קום משולחנך וצא ממשרדך. אתה ופעולותיך קובעים את הלך הרוח בארגון כולו. אל תבודד את עצמך. אם אתה רוצה להשיג כוח והשפעה עם אנשים, אתה צריך להיות ידידותי ונגיש.

2. השתמש בפיקוח כדי לעדכן את עובדיך. אם תבצע את הביקורות שלך כהלכה, תוכל לגרום להן להיראות כפעולה הנעשית לתועלת עובדיך. תן להם לדעת שאתה רוצה שהם יהיו מעודכנים במתרחש, במיוחד בתחומים המשפיעים על שכרם, ההטבות שהם מקבלים, רווחתם האישית. אתה יכול לגרום להם לחשוב שהביקורת שלך היא שניה במעלה כאשר אתה אומר, "דרך אגב, אהרון, שמתי לב שאתה עושה זאת כך. האם זה הנוהל הטוב ביותר?" אם תשובתו היא "כן", המשך ושאל "מדוע?". אם תשובתו היא "לא", השאלה הבאה שלך תהיה "למה לא?".

3. השתמש בפיקוח כדי לשפר את יחסי האנוש. אל תבדוק רק מכונות; בדוק אנשים. מנהלים עובדים עם אנשים; טכנאים עובדים עם חפצים. אתה מנהל, לא טכנאי, לפיכך, כל ביקורת צריכה לעשות לך יחסי ציבור. הפוך כל ביקורת לביקור אישי אצל עובדיך. זכור את שמותיהם. דע כל מה שאתה יכול לדעת עליהם, תחביביהם, תחומי הענין שלהם, וכו'. שאל על נשותיהם, בעליהן וילדיהם. כאשר אתה מפגין ענין כן באנשיך וברווחתם, זה משפר את המוראל שלהם ומשפר את מעמד המנהיגות שלך.

4. ביצועיו של אדם ניתנים לשיפור באמצעות פיקוח. אתה יכול להשתמש בפיקוח שלך כהזדמנות לשבח ולעודד אדם בעבודתו. ביצועים משתפרים תמיד עם שבחים, לא עם ביקורת. בקש רעיונות לשיפור שיטות ונהלי העבודה. זה תמיד תורם להזנת האגו של האדם. זה גורם לו להרגיש חשוב. לעולם אל תפקח כדי להטריד. רק חובבנים עושים זאת. הייה מקצוען.

לסיכום המאמר
1. וודא שהצורך בהוראה אכן קיים. אינך צריך לתת הוראות כדי להוכיח שאתה הבוס. אם אתה הוא הממונה, אנשים יודעים זאת.

2. תן הוראות באופן הממחיש שאתה מצפה לציות מיידי.

3. לעולם אל תיתן הוראה שאינך יכול לאכוף. נקודה זאת מוזנחת לעתים קרובות על-ידי מנהלים חסרי-נסיון וגורמת להם מבוכה כאשר הם אינם מסוגלים לעמוד מאחורי הוראותיהם.

4. תן הוראות ברורות ומלאות, נכונות ותמציתיות. אנשים חייבים לדעת בדיוק מה אתה רוצה שהם יעשו ומתי. הם אינם צריכים לנחש.

5. תן הוראות כמו ג'נטלמן, לא כמו עריץ. במידת האפשר, שאל שאלות או השתמש בהצעות במקום במתן פקודות ישירות. המלים שבהוראתך אומרות מה צריך להיעשות. האופן בו אתה נותן את ההוראה משפיע על האופן בו היא תתבצע.

6. בקש שיחזרו על הוראות מילוליות. אינני מכיר חריגים לכלל זה. מחדל מצידך בנקודה זאת יגרום לתוצאות חמורות או לאי-הבנות מצערות.

7. העדר הוראות אינו משחרר אותך מאחריותך המנהיגותית. עליך לשמור בראשך תמונה שלמה של המצב כדי שתוכל לנקוט בפעולה הדרושה במקרה חירום או בהעדר הוראות מהממונה עליך.

8. פקח על ביצוע הוראותיך. זכור שהוראה ללא פיקוח אינה הוראה כלל. היא רק תקווה. זוהי נקודה כה חשובה - ואחת המוזנחת על-ידי מנהלים ומפקחים - אתה חייב לרשום אותה על פיסת נייר ולשמור אותה תחת הזכוכית שעל שולחנך כדי שתראה אותה בכל דקה של היום שאתה יושב שם. היא תזכיר לך לקום ממקומך ולצאת לשטח בו מתבצעת העבודה באמת.

 
.
כל הזכויות שמורות © מאיר לירז